Los 6 mejores sistemas de seguimiento de candidatos de 2026

Un responsable de contratación quiere ver la lista de finalistas. Un entrevistador ha dejado sus comentarios en una nota privada. El responsable de selección tiene el currículum más reciente, pero nadie recuerda qué versión recibió el panel de entrevistadores. Un sistema de seguimiento de candidatos debería reunir todas esas piezas antes de que compre otra herramienta de búsqueda de candidatos o cree otra hoja de cálculo.

¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?

Un sistema de seguimiento de candidatos, o ATS, es un software que reúne en un solo lugar las vacantes, los registros de candidatos, las candidaturas, las etapas de las entrevistas y los comentarios sobre la contratación. Proporciona a su equipo un proceso de contratación compartido, desde la recepción de una candidatura hasta dejar constancia de la decisión. Algunos sistemas también incluyen búsqueda de candidatos, gestión de relaciones con candidatos, incorporación y registros de RR. HH.

Los mejores sistemas de seguimiento de candidatos de un vistazo

Workable es mi punto de partida para un equipo que quiere gestionar la selección ahora y conservar la opción de añadir funciones de RR. HH. más adelante; las demás opciones responden a necesidades más específicas.

¿Qué características definen al mejor sistema de seguimiento de candidatos?

El mejor ATS facilita su próxima decisión de contratación sin crear otra tarea administrativa. Yo empezaría con una vacante real y seguiría todo el proceso, desde la recepción de candidaturas hasta la decisión final, teniendo presentes estas cinco preguntas.

¿Puede su equipo ponerse de acuerdo sobre el siguiente paso? El registro de un candidato necesita algo más que un currículum adjunto. Los comentarios de las entrevistas, la persona responsable y el historial de etapas deberían ayudar a quien retome la vacante a entender qué ha ocurrido y qué debe hacerse. Si va a cambiar de sistema, lleve a la demostración un caso difícil con varios entrevistadores.

¿Lo usarán realmente los entrevistadores ocasionales? Los responsables de selección trabajan a diario en el ATS; un responsable de contratación quizá entre dos veces al mes. Compruebe qué puede ver cada persona y si su participación requiere una licencia de pago. Ahorrar en licencias de Recruiter no servirá de nada si el resto del equipo sigue dejando sus comentarios fuera del sistema.

¿Se ajusta el precio a su escenario de contratación? Las licencias de Recruiter, las vacantes activas y la plantilla total miden aspectos distintos. Conviene conocer el coste para el equipo que hará el trabajo, incluido el plan necesario para acceder a la función que necesita. Un precio inicial bajo para una empresa de diez personas no es un presupuesto para una empresa de cincuenta.

¿Puede explicar los informes? Un gráfico del tiempo transcurrido en cada etapa solo es útil si sabe qué candidatos incluye. Compruebe los filtros, los permisos y la diferencia entre los informes estándar y los paneles personalizados. Tener más gráficos no implica automáticamente obtener mejores respuestas.

¿Puede controlar el flujo de trabajo? Revise las aprobaciones, el acceso a los candidatos, la gestión de duplicados y el momento en que se activan los mensajes automatizados o los cambios de etapa. Si el problema es un gran volumen de candidaturas, evalúe los controles de preselección y prevención del fraude por separado del almacenamiento básico de registros. Mantenga la decisión de contratación en manos de su equipo.

Elegí seis herramientas con puntos fuertes diferentes, en lugar de llenar la lista con flujos de selección casi idénticos. También es bastante probable que su suscripción actual de RR. HH. ya cubra un proceso de contratación más sencillo.

1. Workable: la mejor opción para seleccionar talento con margen para añadir RR. HH.

En Workable, guardé un kit de entrevista telefónica mientras la vacante de prueba aún estaba en borrador.

Ventajas de Workable:

• Módulos independientes de Recruiting y HR

• Vacantes activas ilimitadas, sujetas a un uso razonable

• Generador de informes personalizados en Standard

Desventajas de Workable:

• El precio aumenta con el número de empleados

• Standard cobra aparte los mensajes de texto, las entrevistas por vídeo y las evaluaciones

Workable es mi elección si quiere un ATS ahora y la posibilidad de añadir funciones de RR. HH. en la misma plataforma más adelante. Recruiting y HR se seleccionan por separado: el precio inicial incluye Recruiting, mientras que los registros de empleados, la incorporación y la gestión de ausencias forman parte del módulo HR. Me gusta contar con esa vía de ampliación, siempre que calcule de forma realista cuánto le costará.

Creé una vacante de prueba sin publicar, abrí la etapa «Phone Screen» y guardé en un kit de entrevista una pregunta para verificar la fuente de captación del candidato. Me gusta poder acordar las preguntas antes de publicar la vacante. La vacante permaneció en borrador durante todo el proceso; no probé la búsqueda de candidatos ni evalué a candidatos reales.

Para una empresa pequeña en la que una sola persona se ocupa de la selección y de RR. HH., conviene estudiar detenidamente el paquete. Si ya dispone de un sistema de RR. HH., mantenga ese módulo desactivado en la calculadora. Y si solo necesita hacer un seguimiento de dos vacantes, compararía Breezy HR o Zoho Recruit antes de pagar por el conjunto más amplio de herramientas de selección de Workable.

Precios de Workable:

Desde US$299/mes, con facturación anual, para Standard Recruiting y 1-20 empleados.

• Standard Recruiting + HR — desde US$359/mes, con facturación anual, para 1-20 empleados

• Premier Recruiting — desde US$599/mes, con facturación anual, para 1-20 empleados; incluye mensajes de texto, entrevistas por vídeo y evaluaciones

• Complementos de Standard — mensajes de texto por US$89/mes, entrevistas por vídeo por US$109/mes y evaluaciones por US$59/mes con la configuración inicial mostrada

2. Breezy HR: la mejor opción para incorporar a todo el equipo de contratación al flujo de selección

En Breezy HR, desactivar las candidaturas impide recibir nuevas candidaturas, pero permite añadir candidatos manualmente.

Ventajas de Breezy HR:

• Usuarios ilimitados, también en Bootstrap

• Startup elimina el límite de vacantes activas

• El plan gratuito Bootstrap admite una vacante activa o una bolsa de candidatos

Desventajas de Breezy HR:

• Bootstrap limita el acceso completo a los candidatos añadidos recientemente

• Las fichas de evaluación personalizadas y varios flujos de selección requieren Growth

Conviene estudiar Breezy HR cuando varias personas necesitan colaborar, pero no quiere pagar una licencia adicional por cada una. Contar con usuarios ilimitados cambia la forma de evaluar el coste: puede decidir si un responsable de contratación necesita acceso sin calcular primero cuánto costará otra licencia. Para una empresa pequeña, supone una ventaja práctica frente a los modelos que cobran por cada licencia de Recruiter.

El plan gratuito Bootstrap ofrece una vacante activa o una bolsa de candidatos. Startup permite tener vacantes activas ilimitadas, por lo que el plan de pago inicial puede gestionar varias vacantes a la vez. Usaría el plan gratuito para comprender el flujo de trabajo y después decidiría si las funciones de pago encajan con la forma de contratar de su equipo. Una cuenta gratuita no ofrece lo mismo que una base de datos de selección completa para un uso continuado.

Observaciones sobre Breezy HR

Durante la prueba, creé una vacante en borrador, establecí la visibilidad de las candidaturas en «Disabled» y aun así añadí manualmente a un candidato ficticio, sin dirección de correo electrónico. Me gusta esa separación: cerrar la recepción de candidaturas no impide trabajar con los registros de candidatos. La prueba tiene activadas funciones de pago, así que compruebe qué incluye el plan contratado antes de suponer que todas las opciones visibles están incluidas en el plan gratuito.

Precios de Breezy HR:

Hay un plan gratuito disponible; Startup desde US$157/mes, con facturación anual.

• Bootstrap — una vacante activa o una bolsa de candidatos; periodo de acceso a candidatos de 30 días

• Startup — US$157/mes, con facturación anual; vacantes ilimitadas

• Growth — US$273/mes, con facturación anual; fichas de evaluación personalizadas y varios flujos de selección

• Business — US$439/mes, con facturación anual; controles de contratación avanzados

3. Zoho Recruit: la mejor opción para mantener bajos los costes por licencia de Recruiter

En Zoho Recruit, puede mover una candidatura al siguiente estado desde la vista del flujo de selección. (Fuente de la imagen: Zoho Recruit)

Ventajas de Zoho Recruit:

• Standard parte de US$25 por Recruiter al mes con facturación anual

• Ediciones independientes para empresas y agencias de selección

• Corporate Standard permite 10 vacantes activas por Recruiter

Desventajas de Zoho Recruit:

• Las licencias de Recruiter aumentan el importe total de la suscripción

• Los límites de las ediciones para empresas y agencias no son intercambiables

Zoho Recruit es mi elección económica cuando pocas personas se ocupan de la mayor parte de la selección. Corporate Standard hace que una configuración con una sola licencia de Recruiter sea mucho menos costosa que una suscripción de tarifa plana diseñada para un equipo más grande. La palabra importante es «Recruiter»: cuente las personas que necesitan esos permisos antes de comparar los precios anunciados.

Me gusta que Zoho diferencie entre los departamentos de RR. HH. corporativos y las agencias de selección. Una empresa que contrata a su propio personal y una agencia que gestiona las vacantes de sus clientes tienen necesidades diferentes, aunque ambas gestionen a los candidatos a través de las distintas etapas del proceso de selección. Empiece por la edición correcta y después compare las funciones y los límites. De lo contrario, es fácil mezclar por error el límite de vacantes de una edición con una función disponible en la otra.

En la edición para empresas que utilicé en mis cálculos, Standard permite 10 vacantes activas por Recruiter. Esa capacidad basta para los pequeños escenarios de contratación de estos ejemplos, sin necesidad de comprar un plan superior solo para acceder a más vacantes. Por tanto, una persona con licencia de Recruiter que gestione varias vacantes puede gastar menos y mantener el flujo de selección básico en un solo sistema.

El inconveniente es la planificación de licencias. Los usuarios con licencia de Recruiter y los demás empleados no necesitan necesariamente el mismo acceso, y conviene revisar por separado las opciones de licencia para empleados cuando participen responsables de contratación. Evitaría hacer una estimación rápida por persona hasta haber definido sus perfiles de usuario. Una agencia de selección también debería calcular directamente el precio de la edición para agencias, en lugar de utilizar los totales de mis escenarios para empresas.

Si ya se siente cómodo con el enfoque de Zoho para configurar software empresarial, conviene examinarlo detenidamente. Si su prioridad es proporcionar el mismo acceso a un equipo amplio con una planificación mínima de licencias, compararía también el modelo de tarifa plana de Breezy HR.

Precios de Zoho Recruit:

Hay un plan gratuito disponible; Standard desde US$25 por Recruiter al mes, con facturación anual.

• Corporate Standard — 10 vacantes activas por Recruiter

• Staffing Agency Standard — una edición independiente con distintos límites de vacantes

• Acceso de empleados y complementos opcionales — calcule el precio según los perfiles de usuario y las funciones que necesite

4. Greenhouse: la mejor opción para conseguir entrevistas coherentes

En Greenhouse, puede elegir en qué atributos de la ficha de evaluación centrarse durante la puesta en común sobre el candidato. (Fuente de la imagen: Greenhouse)

Ventajas de Greenhouse:

• Kits de entrevista y fichas de evaluación incluidos en Core

• Es posible asignar comentarios sin programar una entrevista

• La visibilidad de las fichas de evaluación cuenta con controles de permisos

Desventajas de Greenhouse:

• No publica precios en USD

• Sourcing Automation y los informes más detallados se incluyen en Plus

Greenhouse sería la primera herramienta que incluiría en la lista de demostraciones cuando las entrevistas sigan produciendo valoraciones que a su equipo le cuesta comparar. Sus kits de entrevista estructurados y sus fichas de evaluación permiten acordar los atributos que se evaluarán antes de la reunión de puesta en común posterior a las entrevistas. Esto ofrece al responsable de contratación algo más útil que cinco variantes de «parecía bueno».

En la guía de fichas de evaluación, el detalle práctico que me gusta es la posibilidad de asignar comentarios sin programar una entrevista. Puede hacer que otro compañero participe en la evaluación sin inventar un evento en el calendario solo para recopilar su opinión. Los permisos también controlan el acceso a las fichas de evaluación completadas; conviene revisar esa configuración antes de invitar al resto del equipo.

Estas funciones son adecuadas para una empresa que ya dispone de un proceso de entrevistas que conviene estandarizar. No decidirán por usted cómo debería ser una buena respuesta. Su equipo sigue teniendo que elegir criterios relevantes, orientar a los entrevistadores y tener en cuenta esos comentarios al tomar la decisión. Prescindiría de este nivel de proceso si una sola persona se ocupa de unas pocas contrataciones sencillas y nadie necesita coordinar paneles de entrevistadores.

El inconveniente es la diferencia entre un flujo de contratación básico y un proceso más automatizado. Core incluye kits de entrevista, fichas de evaluación, programación e informes; Plus añade funciones como Sourcing Automation y Business Intelligence Connector. Pro se centra en una gobernanza y una configuración más complejas. Llevaría el flujo de trabajo real a la demostración y solicitaría un único presupuesto detallado y adaptado a las funciones necesarias.

Greenhouse tiene sentido si el problema que quiere resolver es la falta de coherencia del proceso. Sería excesivo comprarlo únicamente porque una lista más extensa de funciones inspira más confianza.

Precios de Greenhouse:

Personalizados, según el plan, las necesidades de contratación y la complejidad de la organización.

• Core — herramientas de contratación estructurada, programación e informes

• Plus — automatización adicional e informes más detallados

• Pro — gobernanza, seguridad y extensibilidad avanzadas

5. Ashby: la mejor opción para equipos de selección que necesitan analítica personalizada

En Ashby, un filtro del panel debe estar conectado a los informes que debe controlar. (Fuente de la imagen: Ashby)

Ventajas de Ashby:

• Los informes y los flujos de selección comparten una misma plataforma

• Plus admite paneles personalizados y filtros conectados

• Opción independiente de analítica para un ATS existente

Desventajas de Ashby:

• Foundations no incluye paneles personalizados

• Plus ofrece complementos opcionales de programación y AI Notetaker

Ashby es mi elección cuando el equipo de selección necesita responder a preguntas que un panel estándar no permite responder. Piense en comparar el tiempo transcurrido en cada etapa entre departamentos y después averiguar qué candidatos se encuentran detrás de los retrasos detectados. Su atractivo reside en reunir la actividad de selección y el análisis, en lugar de rehacer cada análisis en una hoja de cálculo.

Observaciones sobre Ashby

La guía de paneles muestra un detalle aparentemente menor que puede influir en una decisión importante: añadir un filtro no hace que se aplique automáticamente a todos los informes. Hay que conectar el filtro a cada informe, y un indicador de color señala si se aplican todos, algunos o ninguno de los filtros del panel. Lo comprobaría antes de presentar un gráfico filtrado como si representara los resultados de todo el departamento. Un panel ordenado puede seguir conteniendo informes con alcances diferentes.

El inconveniente es que esa flexibilidad exige que alguien se responsabilice del mantenimiento. Si nadie en su equipo va a mantener las definiciones de los informes ni a comprobar los filtros, empezaría con una configuración de informes más sencilla. Conviene estudiar Ashby cuando existen preguntas analíticas recurrentes y una persona responsable de responderlas, no solo el deseo de tener más gráficos.

Un comentario de u/My0pinion del 7 de mayo de 2024 en r/recruiting resume tanto el atractivo como el trabajo necesario: “The reporting is fantastic but honestly the learning curve for reporting is steep simply because you can report on basically anything and the filtering language takes some getting use to.”

Para organizaciones con más de 100 empleados, Ashby también ofrece Analytics junto con un ATS existente. Consideraría esa vía si el problema son los informes y el propio sistema de contratación funciona correctamente.

Precios de Ashby:

Personalizados para Plus, el plan que debe comparar si necesita paneles personalizados.

• Foundations — para un máximo de 100 empleados; sin paneles personalizados

• Plus — paneles personalizados y analítica más amplia

• Enterprise — organizaciones más grandes y complejas

• Complementos de Plus — Advanced Scheduling y AI Notetaker

6. Lever: la mejor opción para mantener las relaciones con los candidatos entre vacantes

Ventajas de Lever:

• ATS y CRM de selección integrados en una misma plataforma

• Los informes conectan la actividad de contratación con el estado de la cartera de candidatos

• El historial de cada candidato facilita la selección a largo plazo

Desventajas de Lever:

• No publica precios en USD

• La incorporación y la preselección adicional tienen complementos independientes

Conviene considerar Lever cuando su próxima contratación podría ser alguien con quien ya ha hablado. Su combinación de ATS y CRM es adecuada para equipos que buscan candidatos, mantienen organizadas las conversaciones y retoman el contacto con personas de interés cuando aparece una vacante apropiada. Prefiero ese enfoque a tratar cada vacante como una búsqueda completamente nueva.

Una relación con un candidato no siempre está vinculada a una candidatura activa. Alguien puede estar interesado en su empresa, pero no disponible en ese momento, o resultar prometedor para una vacante que todavía no se ha abierto. Reunir el CRM y el seguimiento de candidatos permite al equipo de selección gestionar esa relación a más largo plazo sin tener que convertir a cada persona en una candidatura activa.

La presentación del producto del 21 de octubre añade un detalle útil sobre la programación: Assisted Scheduling puede bloquear provisionalmente hasta tres franjas horarias durante 72 horas y preparar el correo electrónico, mientras el Recruiter lo revisa y lo envía. Me gusta esa división del trabajo. Puede reducir los intercambios para coordinar calendarios y dejar el envío definitivo de la invitación en manos del Recruiter; incluya esa función de forma explícita en su presupuesto.

El inconveniente es que la suscripción requiere un presupuesto detallado y adaptado a las funciones necesarias. La plataforma principal de Lever incluye ATS, CRM e informes, mientras que Candidate Insights, AI Screening by VONQ y la incorporación aparecen por separado como complementos. No dé por sentado que todas las funciones que vea en una demostración están incluidas en el paquete básico.

No elegiría Lever si solo necesitara una lista de candidatos económica para vacantes ocasionales. Sus funciones de gestión de relaciones son más importantes cuando retomar el contacto con candidatos de procesos anteriores es algo habitual.

En un debate de r/recruiting del 9 de julio de 2024, u/nnank76 calificó Lever como “Very simple to use.” En el mismo debate, u/Ecstatic-Repair-6389 escribió: “Might just be our instance, but it’s down constantly and our integrations need to be reset on a regular basis.” El segundo comentarista también admitió que su equipo podría estar utilizando las etapas de forma incorrecta. Consideraría esa queja específica de una cuenta como un motivo para probar su integración real y la configuración de las etapas, no como un veredicto sobre la fiabilidad actual.

Precios de Lever:

Personalizados, según el tamaño del equipo y las necesidades de contratación.

• Plataforma principal — ATS, CRM e informes

• Candidate Insights — complemento opcional

• AI Screening by VONQ — complemento opcional

• Onboarding — complemento opcional

Cuánto cuestan los mismos escenarios de contratación

El modelo por licencia de Recruiter de Zoho Recruit y la suscripción de tarifa plana de Breezy HR generan costes muy diferentes para un mismo escenario básico de contratación.

Estos son cálculos basados en precios de lista, no presupuestos de los proveedores. Cada escenario corresponde a una empresa estadounidense con 50 empleados, facturación anual en USD y registros básicos de candidatos, flujos de selección y colaboración entre los responsables de selección indicados. Se excluyen los impuestos, las funciones opcionales de AI, la promoción de pago de ofertas de empleo, los mensajes de texto, los servicios de migración y las licencias adicionales para empleados. No son necesarios para el escenario concreto analizado.

Zoho Corporate Standard permite 10 vacantes activas por Recruiter; Breezy Startup ofrece vacantes ilimitadas; Workable Standard ofrece vacantes activas ilimitadas sujetas a un uso razonable. No se identificó ningún complemento de suscripción obligatorio para estas configuraciones básicas. Si necesita dar acceso a responsables de contratación además de los usuarios con licencia de Recruiter indicados, defina esos perfiles de usuario antes de utilizar los totales de Zoho. Si necesita fichas de evaluación personalizadas o varios flujos de selección, compare Breezy Growth y las funciones equivalentes de planes superiores en las demás herramientas.

Zoho resulta más económico en los tres ejemplos. Sin embargo, la diferencia se reduce a medida que añade usuarios con licencia de Recruiter: siete licencias de Recruiter del plan Standard costarían US$2100 al año, mientras que Breezy HR Startup se mantiene en US$1884. Ese es el umbral a partir del cual Zoho pasa a ser más caro que Breezy HR, no una prueba de que los conjuntos de funciones sean idénticos. Lo utilizaría para decidir qué dos planes conviene comparar más detenidamente en cuanto a sus flujos de trabajo.

Greenhouse y Lever requieren presupuestos para estos escenarios. Ashby Plus también requiere un presupuesto para el caso de uso con paneles personalizados. Para Workable, seleccioné el tramo de 21-50 empleados: Standard pasa del precio inicial a US$419/mes con facturación anual. Ese precio solo incluye Recruiting. Al seleccionar Recruiting + HR, la misma configuración de 50 empleados pasa a costar US$579/mes, o US$6948 al año. Solo pagaría por el paquete si mi equipo también fuera a utilizar el módulo HR.

Compruebe primero su sistema actual de RR. HH.

Es posible que su suscripción actual de RR. HH. ya incluya funciones de seguimiento de candidatos suficientes para contrataciones ocasionales. BambooHR, por ejemplo, incluye un ATS con distintos límites de vacantes en Core, Pro y Elite. Si ya lo utiliza para los registros de empleados, pruebe ese flujo de contratación antes de pagar por otro sistema y por otro traspaso de datos entre sistemas.

Un CRM general o una hoja de cálculo compartida pueden almacenar contactos y etapas, pero su equipo tendría que mantener por su cuenta el flujo de trabajo específico de contratación. Comprobaría los permisos, la recopilación de comentarios, los registros duplicados y el paso de candidato a empleado antes de decidir que una base de datos de contactos existente es suficiente.

La búsqueda de candidatos es una cuestión aparte. La prospección en LinkedIn puede ayudarle a encontrar personas, pero no sustituye los registros de entrevistas ni las decisiones de contratación. Nuestro estudio de caso sobre una agencia de selección analiza ese aspecto de la búsqueda; utilice un ATS para gestionar lo que ocurre después de que alguien entre en su proceso de contratación.

Lecturas relacionadas:

• Cómo encontrar candidatos gratis en LinkedIn
• Integración de Zoho Recruit con LinkedIn

¿Qué sistema de seguimiento de candidatos debería elegir?

Elija el sistema que resuelva el cuello de botella actual de su proceso de contratación y pruebe también las funciones que espera necesitar a medida que crezca.

Antes de comprometerse, pruebe todo el flujo de trabajo con una vacante ficticia, un responsable de selección y un responsable de contratación. Compruebe el registro del candidato, los permisos para los comentarios y el coste de esa configuración exacta. El mejor software de seguimiento de candidatos es el que su equipo puede utilizar de manera constante una vez finalizada la demostración.

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Fuentes

• Precios, planes y complementos de Workable

• Precios y comparación de planes de Breezy HR

• Plan Bootstrap de Breezy HR y límites de acceso a candidatos

• Precios de Zoho Recruit y ediciones para empresas y agencias

• Guía del flujo de selección de Zoho Recruit

• Precios de Greenhouse Core, Plus y Pro

• Configuración y permisos de las fichas de evaluación de Greenhouse

• Precios y comparación de funciones de Ashby

• Creación y acceso a paneles y conexiones de filtros en Ashby

• Plataforma principal y complementos opcionales de Lever

• Presentación de octubre de 2026 sobre programación y automatización de Lever

• Debate entre responsables de selección sobre los informes de Ashby y la dificultad de aprender a usarlos

• Debate entre responsables de selección sobre la facilidad de uso de Lever y problemas de integración específicos de una cuenta

• Planes de BambooHR y seguimiento de candidatos incluido