Las 9 mejores aplicaciones para programar citas en 2026

Desde fuera, todos los enlaces de reserva parecen iguales: elija una franja horaria, escriba su nombre y listo. Las diferencias aparecen en cuanto conecta un segundo calendario, cobra un depósito, asigna una cita a un compañero o vende seis sesiones de una vez; y es entonces cuando, casi sin darse cuenta, deja de bastarle el plan gratuito y necesita uno de pago. Nueve aplicaciones entraron en mi lista y sus precios se calculan de nueve formas distintas: por puesto, ubicación, agenda del personal, reserva o función activada. La aplicación más barata para un coach independiente puede ser la más cara para un salón con dos ubicaciones.

¿Qué es una aplicación para programar citas?

Una aplicación para programar citas es un software que convierte sus horas libres en una página de reservas: un cliente o prospecto elige una franja horaria y la aplicación bloquea ese periodo en el calendario, envía la confirmación y los recordatorios, y permite reprogramar o cancelar sin tener que enviarle un correo electrónico. Los planes de pago añaden preguntas previas, depósitos, series recurrentes y distribución de reservas entre los miembros de un equipo.

Resumen de las mejores aplicaciones para programar citas

¿Qué caracteriza a la mejor aplicación para programar citas?

Empiece por la reserva que necesita completar y, después, busque el plan que permita hacerlo. «Programación gratuita» significa nueve cosas distintas en esta lista y el precio anunciado rara vez incluye la función que busca. Esto es lo que tuve en cuenta.

• Vender tiempo u organizar reuniones: Una llamada de descubrimiento necesita disponibilidad, un enlace de vídeo y un recordatorio. Una consulta de pago necesita preguntas previas, un depósito, una política de cancelación y quizá un paquete de sesiones. Un salón también necesita cobros y agendas del personal. Un equipo de ventas necesita algo distinto: una regla que asigne cada reunión entrante al representante adecuado. Evalué cada aplicación según la tarea que afirma resolver, no frente a una lista exhaustiva de funciones.

• La unidad de facturación: Calendly y Cal.com cobran por puesto; Square, por ubicación; Acuity, según el número permitido de agendas del personal; y SimplyBook.me, según las reservas, los proveedores y las funciones prémium. El mismo equipo de cinco personas puede costar 360 o 960 USD al año dependiendo de la unidad elegida por el proveedor. Por eso calculé más adelante el precio de tres configuraciones reales en lugar de comparar los precios de entrada.

• Si el plan gratuito comprueba si hay conflictos en sus otros calendarios: Ofrecer citas ilimitadas y «evitar reservas duplicadas según mi calendario de trabajo» son funciones diferentes, y la segunda suele ser lo primero que desaparece en los planes gratuitos. Conté los calendarios conectados de cada nivel gratuito.

• Distribución rotativa, colectiva o grupal: La distribución rotativa asigna cada reunión a uno de los anfitriones disponibles. La programación colectiva encuentra una hora en la que varios anfitriones están disponibles al mismo tiempo. Una cita grupal permite que varios clientes asistan a una sesión. Los proveedores denominan «programación de equipos» a las tres opciones, así que comprobé qué incluye realmente cada plan.

• Cualificación y control de reservas no deseadas: Una página pública de reservas acepta a cualquiera que la encuentre. Si el tiempo del equipo de ventas es el recurso escaso, convienen formularios de enrutamiento que decidan quién puede reservar con quién. Anoté qué planes los incluyen; no probé la protección contra spam en ninguna de estas páginas, así que introduzca durante la prueba algunas reservas con datos ficticios y compruebe cuáles llegan al calendario.

Si esperaba encontrar aquí una herramienta que no aparece, probablemente aparezca en la sección «Revise primero sus herramientas actuales» o se oriente más a los turnos del personal y las operaciones de campo que a las reservas de clientes.

1. Calendly: la mejor para distribuir llamadas de ventas entre un equipo

En Calendly, la tabla de planes de «Billing» muestra qué conserva Free cuando termina la prueba: un tipo de evento individual y ningún tipo grupal, colectivo ni de distribución rotativa; esta última opción empieza en Teams, no en Standard. (Fuente de la imagen: Calendly)

Ventajas de Calendly

• Reuniones individuales ilimitadas en el plan Free

• Standard conecta seis calendarios y añade recordatorios y una política de cancelación

• Teams añade distribución rotativa y enrutamiento según las respuestas de cualificación

Desventajas de Calendly

• Free permite un tipo de evento y un calendario conectado

• La distribución rotativa y el enrutamiento requieren Teams, no Standard

• Los recordatorios automáticos y la política de cancelación no están disponibles en Free

Cuando me registré, Calendly asignó a mi cuenta una prueba de 14 días de Teams Plus, por lo que la primera pantalla fue la página «Scheduling», con una tarjeta «30 Minute Meeting», un botón «Create» y otro botón «Upgrade plan» en la barra lateral; además, pude crear un segundo tipo de evento sin recibir ningún aviso para cambiar de plan. Los límites de Free que aparecen en esta ficha proceden de la tabla de planes de la aplicación y de la página de precios, no de haberlos alcanzado: un tipo de evento individual y un calendario conectado cuando termine la prueba. Por tanto, en cuanto quiera ofrecer un enlace introductorio de 15 minutos junto a una consulta de 45 minutos, necesitará Standard.

Reservar mi propio enlace de prueba como invitado requirió tres pantallas —fecha y franja horaria, nombre y correo electrónico, y confirmación—, y el correo de confirmación llegó aproximadamente un minuto después.

Esto coincide con lo que escribió u/EntertainmentFair414 en un hilo de r/smallbusiness de marzo de 2026:

"Calendly is super easy and intuitive for people booking".

Mi única queja menor está en esa última pantalla: la página de confirmación que vio mi invitado mostraba una banda «POWERED BY Calendly», incluso durante la prueba.

Lo que justifica el precio por puesto es Teams. La distribución rotativa reparte las reuniones entrantes entre sus representantes, mientras que el enrutamiento formula primero una pregunta de cualificación y decide con quién puede reservar el prospecto, de modo que el lead de una gran empresa no termine en el calendario del becario. Standard (10 USD/puesto/mes, con facturación anual) es la versión individual: tipos de eventos ilimitados, seis conexiones de calendario, recordatorios automáticos, una política de cancelación y Stripe y PayPal para sesiones de pago. Me gusta que los invitados nunca necesiten un puesto; solo se paga por los anfitriones.

No elija Calendly si

• es un consultor independiente que vende sesiones de pago —los formularios previos y los paquetes de Acuity ofrecen más por el mismo dinero—

Si gestiona ventas entrantes, esta es la opción de la lista con el sistema más claro para repartir las reuniones.

Observaciones sobre Calendly

La fila del equipo de cinco personas en la tabla de costes que aparece más adelante calcula Calendly con la tarifa Teams, no con la de Standard, y lo compara con Zoho para la misma tarea. Por eso determino primero qué nivel cumple el requisito y solo después comparo los precios por puesto; por ese mismo motivo, los importes por puesto de esta ficha solo aparecen en el bloque de precios.

Precios de Calendly

Desde 16 USD/puesto/mes, con facturación anual, para el plan Teams; hay un plan gratuito.

• Free — un tipo de evento y un calendario conectado

• Standard — 10 USD/puesto/mes, con facturación anual — tipos de eventos ilimitados y recordatorios

• Teams — 16 USD/puesto/mes, con facturación anual, para los primeros 30 puestos — distribución rotativa y enrutamiento según cualificación

2. Acuity Scheduling: la mejor para servicios de pago con formularios previos y paquetes

Ventajas de Acuity Scheduling

• Starter incluye formularios previos, depósitos y recordatorios por correo electrónico

• Los clientes pueden reservar por sí mismos una serie recurrente

• Standard incluye seis agendas del personal o de las distintas sedes

Desventajas de Acuity Scheduling

• No hay un plan gratuito permanente; ofrece una prueba de 7 días

• Los paquetes, las membresías y los recordatorios por mensaje de texto empiezan en Standard

• «Seis calendarios» significa agendas del personal, no conexiones con calendarios externos

Acuity es mi elección cuando la reserva requiere información del cliente y un pago antes de la sesión: por ejemplo, para un terapeuta, un coach o un consultor que vende bloques de horas. Incluso Starter ofrece formularios previos, recordatorios por correo electrónico, pagos y depósitos, citas ilimitadas y una agenda del personal o de una sede.

La función clave para una empresa de servicios es la reserva de citas recurrentes por parte de los clientes. Un cliente puede reservar una franja semanal como serie en lugar de reservar cada visita, que es precisamente la carencia que siguen describiendo los usuarios de Calendly.

El 4 de junio de 2026, Samantha30014, miembro de Calendly Community, escribió:

"I have several clients whom I see weekly and I have to hold a spot in my personal calendar".

El resto de su publicación explica cómo libera esas franjas bloqueadas y programa manualmente cada sesión, antes de decidirse a cambiar a Acuity.

Standard (27 USD/mes, con facturación anual) añade paquetes y membresías, lo que permite vender diez sesiones por adelantado, además de recordatorios por mensaje de texto y hasta seis calendarios. Premium (55 USD/mes, con facturación anual) amplía el límite a 36 calendarios.

El inconveniente es que el plan inicial no incluye paquetes, así que, si estos son la razón para elegir la herramienta, presupueste Standard desde el primer día. Además, interprete con cuidado «seis calendarios»: son seis agendas del personal o de distintas sedes, no seis calendarios externos para una persona, que es lo que significa la misma palabra en la página de Calendly. Si organiza llamadas de ventas sin pago, Acuity es excesivo; Calendly o Cal.com permiten hacerlo con menos configuración.

Observaciones sobre Acuity Scheduling

Acuity permite que los clientes reserven citas recurrentes, pero las fechas no disponibles se omiten de la serie final. Un cliente que solicite seis sesiones semanales puede acabar con menos visitas confirmadas, por lo que comprobaría las fechas finales de cada serie antes de considerar terminada la programación. La opción recurrente tampoco permite combinar tipos de citas ni utilizar la plantilla de clases.

En la guía de reservas recurrentes de Acuity, este es el párrafo importante: las fechas con conflictos se excluyen de la serie, no se marcan para revisarlas más adelante, así que compruebe la lista confirmada antes de decirle a un cliente que sus seis semanas están reservadas. (Fuente de la imagen: Acuity Scheduling)

Precios de Acuity Scheduling

Desde 16 USD/mes, con facturación anual, para el plan Starter; prueba gratuita de 7 días y ningún plan gratuito permanente.

• Starter — 16 USD/mes, con facturación anual (20 USD con facturación mensual) — formularios previos, depósitos y recordatorios por correo electrónico

• Standard — 27 USD/mes, con facturación anual (34 USD con facturación mensual) — paquetes y recordatorios por mensaje de texto

3. Square Appointments: la mejor para reservas y cobros presenciales

Ventajas de Square Appointments

• Plan gratuito sin cuota de suscripción mensual

• Programación, agendas del personal, fichas de clientes y cobros en un único sistema

• Recordatorios automáticos por correo electrónico y mensaje de texto

Desventajas de Square Appointments

• Plus y Premium se cobran por ubicación y mes

• Las reservas con varios miembros del personal, los cargos por inasistencia y la sincronización con Google Calendar empiezan en Plus

• El procesamiento de pagos se cobra en cada transacción, incluido el plan Free

Square Appointments es la opción que recomendaría a un salón, estudio o clínica que ya cobre en el mostrador, porque el sistema de reservas, la ficha del cliente y el sistema de punto de venta (TPV) forman parte de la misma solución. No tiene que integrar una herramienta de reservas con un sistema de cobro presencial; todo se gestiona desde la misma cuenta.

El plan Free es la parte interesante. Por 0 USD al mes obtiene reservas en línea, recordatorios automáticos por correo electrónico y mensaje de texto y opciones de reserva relacionadas con los pagos, sin ninguna suscripción; solo paga la comisión de procesamiento de cada transacción. La comparativa de Square muestra con claridad qué funciones están reservadas a los planes de pago. Estas empiezan en Plus: reservas con varios miembros del personal, cargos por cancelación e inasistencia y sincronización con Google Calendar. Para un salón de belleza con un solo puesto que necesita que las reservas pasen directamente al TPV, Free es una opción real, no una demostración.

El inconveniente es la unidad de facturación: Plus se cobra por ubicación.

Lo que paga realmente un negocio con dos ubicaciones

• Plus, dos ubicaciones → 98 USD al mes antes del procesamiento; al multiplicarlo en el escenario de la empresa de servicios que aparece más adelante, es la opción más cara de la tabla

No elija Square si

• solo necesita un enlace para alguna videollamada ocasional —una herramienta centrada en reuniones es una opción más sencilla—

También merece la pena examinar el proceso de reserva. u/yasonkh, usuario veterano de Calendly que probó Square, escribió:

Esa es la configuración de un solo empresario, no un veredicto sobre Square, pero es la razón por la que durante la prueba reservaría a través de su propio sitio web y no mediante la página alojada del proveedor.

En la comparación de planes de programación de Square, las columnas muestran Free, Plus y Premium de izquierda a derecha: las reservas con varios miembros del personal y los cargos por inasistencia empiezan en Plus, por lo que un negocio con dos estilistas necesita un plan de pago. (Fuente de la imagen: Square)

Precios de Square Appointments

Desde 49 USD/ubicación/mes para el plan Plus; hay un plan gratuito.

• Free — sin cuota mensual; el procesamiento de pagos se cobra por separado en todos los planes

• Plus — 49 USD/ubicación/mes — reservas con varios miembros del personal, cargos por inasistencia y sincronización con Google Calendar

• Premium — 149 USD/ubicación/mes

• Planes de pago — prueba de 30 días

4. Setmore: la mejor para un equipo pequeño que quiere empezar gratis

En Setmore, el menú «Connect calendar» del plan Free muestra una insignia Pro tanto en Google como en Microsoft, por lo que ningún evento de su calendario de trabajo actual bloqueará periodos en la página de reservas hasta que cambie de plan. (Fuente de la imagen: Setmore)

Ventajas de Setmore

• Hasta cuatro usuarios y citas ilimitadas en Free

• La política de cancelación, el tiempo mínimo de antelación y la duración de las franjas horarias se pueden configurar en Free

• Los clientes pueden reprogramar o cancelar en línea sin crear una cuenta

Desventajas de Setmore

• La sincronización bidireccional con Google y Outlook requiere Pro

• Los recordatorios por mensaje de texto, las citas recurrentes y la eliminación de la marca requieren Pro

• De forma predeterminada, los invitados deben introducir un número de teléfono

Configuré una cuenta gratuita de Setmore para comprobar qué parte del flujo de trabajo de un equipo pequeño puede cubrirse gratis, y la respuesta sincera es que cubre casi todo el proceso de reserva, pero no incluye la sincronización de calendarios. Free ofrece hasta cuatro usuarios, citas ilimitadas, una página de reservas alojada y la posibilidad de cobrar pagos, además de confirmaciones y recordatorios por correo electrónico. Es una propuesta distinta de los planes gratuitos para un solo anfitrión del resto de esta lista.

La configuración fue rápida. Un servicio se edita en un único formulario —título, duración, margen de tiempo, precio y miembro del equipo— y la página de preferencias de reserva permite establecer el tiempo mínimo de antelación, la ventana de reserva, la duración de las franjas y una política de cancelación sin pagar nada. Después hice una reserva de prueba mediante mi propia página: elegir una fecha, escoger una franja de 15 minutos, introducir el nombre, el teléfono y el correo electrónico, y confirmar. Fueron unos cuatro clics, sin necesidad de una cuenta, y la política de cancelación aparece justo encima del botón «Confirm», donde me interesaría que la vieran mis clientes. Mi pequeña queja está en la última pantalla: la página de confirmación muestra al invitado una promoción de Setmore y el campo de teléfono es obligatorio de forma predeterminada. Por este precio, aceptaría lo primero y desactivaría lo segundo.

Lo que pagan al año cuatro personas que ya utilizan Google Calendar

• Pro, con facturación anual → 240 USD al año para cuatro personas —el verdadero punto de partida, con sincronización bidireccional, recordatorios por mensaje de texto, citas recurrentes, videocitas y eliminación de la marca—

No elija Setmore Free si

• todos los miembros del equipo tienen muchos compromisos en otros calendarios

Elija el plan gratuito si puede utilizar Setmore como calendario principal.

Un flujo de trabajo para el que no resultó adecuado: un entrenador deportivo que reseñó la aplicación para iOS en marzo de 2025 (Barlowka, App Store) escribió:

"I can only have one person at a time book an appointment in each appointment slot."

Quería que seis personas pudieran reservar a las 13:00 y otras seis a las 13:15 sin tener que crear una clase cada 15 minutos.

Si su negocio ofrece reservas de grupos en franjas horarias consecutivas, pruebe ese caso antes que ningún otro.

Observaciones sobre Setmore

«Citas ilimitadas» y «comprobar si hay conflictos en mi calendario actual» son ventajas diferentes, y el nivel gratuito de Setmore es generoso con la primera, pero no dice nada de la segunda. No conecté ningún calendario externo, así que mi prueba abarcó la reserva, no la sincronización. Cuando pruebe cualquier herramienta para programar citas, cree tanto un evento que genere un conflicto en su calendario de trabajo como una reserva nueva y compruebe cuál de los dos respeta la página pública.

Precios de Setmore

Desde 5 USD/usuario/mes, con facturación anual, para el plan Pro; hay un plan gratuito.

• Free — hasta cuatro usuarios y citas ilimitadas

• Pro — 5 USD/usuario/mes, con facturación anual — sincronización bidireccional de calendarios y recordatorios por mensaje de texto

• Facturación mensual — 12 USD/usuario/mes para Pro

5. SimplyBook.me: la mejor para un sitio de reservas configurable con varios proveedores

Ventajas de SimplyBook.me

• Plan Free: 50 reservas al mes, un proveedor y una función prémium

• Basic añade cinco proveedores, pagos, depósitos y un sistema de punto de venta (TPV)

• Recordatorios por correo electrónico en todos los planes

Desventajas de SimplyBook.me

• Tres límites independientes —reservas, proveedores y funciones prémium— determinan el plan

• Los créditos de SMS se venden por separado, a 8 USD por cada 100

• La suscripción gratuita debe renovarse todos los meses

SimplyBook.me es la opción que elegiría si quiere crear un sitio web de reservas para varios proveedores y un conjunto concreto de funciones adicionales, en lugar de un único enlace. Sus precios son especialmente explícitos al respecto: cada plan tiene un límite de reservas, un límite de proveedores y un número de funciones personalizadas prémium que se pueden activar al mismo tiempo.

Basic es el primer plan que resulta realmente útil: 100 reservas al mes, cinco proveedores, tres funciones prémium y opciones de pago, depósito y punto de venta. Standard (24,90 USD/mes, con facturación anual, o 29,90 USD con facturación mensual) amplía los límites a 500 reservas, 15 proveedores y ocho funciones. Todos los planes incluyen recordatorios por correo electrónico, algo que agradezco; muchas aplicaciones de esta lista exigen pagar por ellos.

El inconveniente es que el primer límite que alcance a menudo no será el que había previsto. Un profesional independiente con 60 reservas al mes que quiera mantener activas cuatro funciones prémium al mismo tiempo ya supera Basic, aunque 100 reservas parecieran más que suficientes. Cuente las funciones que activará realmente antes de contar las citas. Los recordatorios por mensaje de texto se pagan con créditos que se compran por separado, así que una empresa que envíe muchos recordatorios también debería calcular ese coste. Si quiere un enlace sencillo para llamadas de ventas, esta solución es más compleja de lo necesario para ese uso; considere Calendly o Cal.com.

Precios de SimplyBook.me

Desde 11,90 USD/mes, con facturación anual, para el plan Basic; hay un plan gratuito.

• Free — 50 reservas al mes, un proveedor y una función prémium

• Basic — 11,90 USD/mes, con facturación anual (13,90 USD con facturación mensual) — 100 reservas, cinco proveedores y pagos

• Créditos de SMS — 8 USD por cada 100, vendidos por separado

6. Zoho Bookings: la mejor para equipos que ya utilizan Zoho CRM

Ventajas de Zoho Bookings

• Distribución rotativa y reservas colectivas desde Basic

• Las reservas quedan registradas en las fichas de leads y contactos de Zoho CRM

• Los clientes de Zoho One reciben Bookings Premium

Desventajas de Zoho Bookings

• Los pagos, los formularios de enrutamiento y la integración con una pasarela de SMS requieren Premium

• Las reservas recurrentes individuales y grupales también requieren Premium

• Las reservas de recursos son complementos independientes

Zoho Bookings es la elección obvia si sus contactos ya están en Zoho CRM o utiliza Zoho One, cuyo paquete incluye Bookings Premium. La integración con el CRM ofrece más funciones en los planes superiores y, para un equipo que quiere que la reserva aparezca en la ficha del contacto sin un proyecto de integración independiente, ese es el argumento decisivo.

Me gusta que Zoho incluya la distribución rotativa ya en Basic. Basic incluye tipos de eventos ilimitados, distribución rotativa y citas colectivas. Calendly obliga a comprar Teams para la misma tarea; la fila del equipo de cinco personas en la tabla de costes que aparece más adelante muestra cuánto supone esa diferencia. Premium añade formularios de enrutamiento, pagos, integración con pasarelas de SMS y reservas recurrentes individuales o grupales.

El inconveniente es que el precio de Basic solo cubre llamadas sin pago. En cuanto una consulta requiera un depósito o un recordatorio por mensaje de texto, necesitará Premium. Además, usar SMS mediante una pasarela implica seguir pagando los mensajes a su proveedor de SMS. Las reservas de recursos —salas y equipos— son complementos adicionales. Si no utiliza Zoho CRM, no elegiría Bookings solo por el precio: ese precio reducido presupone que ya paga por el CRM y, de lo contrario, tendría que configurar campos y reglas de enrutamiento en una suite que no necesita para nada más.

Precios de Zoho Bookings

Desde 6 USD/usuario/mes, con facturación anual, para el plan Basic; hay un plan gratuito.

• Free — un usuario

• Basic — 6 USD/usuario/mes, con facturación anual (8 USD con facturación mensual) — distribución rotativa y reservas colectivas

• Premium — 9 USD/usuario/mes, con facturación anual (12 USD con facturación mensual) — pagos, formularios de enrutamiento y SMS

7. Horarios de citas de Google Calendar: la mejor opción para una página de reservas básica incluida en una herramienta que ya utiliza

Ventajas de los horarios de citas de Google Calendar

• Una página de reservas gratuita con una cuenta personal de Google

• Está dentro del calendario que ya consulta

• Los planes de Workspace que incluyen esta función añaden varios horarios, recordatorios y comprobación de varios calendarios

Desventajas de los horarios de citas de Google Calendar

• Las funciones dependen de la suscripción concreta, no de un único cambio de plan

• Los pagos están disponibles con determinados planes de Workspace, no con Google One

• Los coanfitriones no ofrecen distribución rotativa

Google Calendar es el primer lugar que debería consultar si ya gestiona allí su agenda y solo necesita una página de reservas. Una cuenta personal de Google o Workspace Business Starter ofrece gratuitamente una sola página y, para muchos profesionales independientes, eso cubre todo lo necesario.

La ventaja es que puede ampliar las funciones desde una suscripción que quizá ya tenga contratada. Los planes de pago compatibles añaden varios horarios de citas, recordatorios automáticos por correo electrónico y la capacidad de comprobar conflictos en varios calendarios, algo más importante de lo que parece, porque si el calendario laboral figura como libre mientras su calendario personal está ocupado, se producirán reservas duplicadas. Business Standard es una opción, con un compromiso de un año y facturación mensual, pero no es la única.

El inconveniente es que las funciones prémium de los horarios de citas no forman un único paquete: algunas están disponibles en los planes de Google One, mientras que la posibilidad de cobrar se reserva para determinados planes de Workspace.

Compruebe su nivel concreto antes de dar por hecho que su plan permite cobrar o añadir coanfitriones. Además, los coanfitriones no ofrecen distribución rotativa: añadir personas a un horario no reparte los leads entre ellas.

No elija Google Calendar si

• dirige un equipo de ventas —no lo elija si necesita repartir automáticamente las reuniones entre el equipo—

Si es un consultor independiente que ya utiliza Business Standard, quizá no necesite ninguna otra herramienta para programar citas. u/ComparisonSolid770, que había sustituido Calendly por completo, lo expresó así:

No sabía con certeza qué suscripción de Google había desbloqueado las funciones, que es precisamente la comprobación del nivel mencionada antes, y creo que su intuición es acertada.

Precios de los horarios de citas de Google Calendar

Desde 14 USD/usuario/mes, con un compromiso de un año y facturación mensual, para Workspace Business Standard; una página de reservas es gratuita.

• Free — una página de reservas con una cuenta personal de Google

• Planes de pago compatibles — más horarios, recordatorios y comprobación de varios calendarios

• Business Standard — 14 USD/usuario/mes, compromiso de un año y facturación mensual — uno de los planes compatibles, pero no el único

8. Microsoft Bookings: la mejor para citas sin pago dentro de Microsoft 365

Ventajas de Microsoft Bookings

• Incluido en las licencias compatibles de Microsoft 365, entre ellas Business Basic

• Servicios, personal, políticas de reserva y una página para clientes

• Los clientes no necesitan una cuenta de Microsoft para reservar

Desventajas de Microsoft Bookings

• No admite ningún tipo de pago

• «Any available staff member» asigna al azar, no de manera uniforme

• El administrador debe habilitarlo

Microsoft Bookings es la opción incluida en las licencias compatibles de Microsoft 365 para las empresas que programan consultas, sesiones de asistencia o cualquier otra cita por la que no se cobre al reservar. Incluye servicios, personal, políticas de reserva y una página pública, y los clientes pueden reservar sin una cuenta de Microsoft.

Lo importante es que Bookings no tiene coste adicional si ya dispone de una licencia compatible. Business Basic with Teams cuesta 84 USD al año por usuario, con pago anual, e incluye Bookings. Por tanto, una empresa de diez personas que ya utiliza Microsoft 365 dispone de una herramienta para programar citas antes de terminar de leer esta ficha. Para las llamadas preliminares de un contable o el servicio interno de asistencia de TI, lo probaría antes de comprar nada.

Además, cuando un cliente elige «Any available staff member», Bookings asigna a alguien al azar y Microsoft afirma que no puede garantizar una distribución equitativa. Si necesita repartir los leads por igual entre los representantes, esto no sustituye a la distribución rotativa; considere Calendly Teams, Zoho Basic o Cal.com Teams. Si necesita cobrar al reservar, considere Acuity o Square.

Observaciones sobre Microsoft Bookings

Antes de planificar una migración en torno a una licencia que ya tiene, asegúrese de que el administrador de su organización haya habilitado Bookings. Es el administrador quien lo activa para la organización, no usted, y conviene comprobarlo antes de anunciar la nueva página de reservas a los clientes.

Precios de Microsoft Bookings

Desde 7 USD/usuario/mes, con pago anual, para Business Basic with Teams; incluido en las licencias compatibles de Microsoft 365.

• Licencias compatibles de Microsoft 365 — Bookings incluido, sin una suscripción independiente a Bookings

• Business Basic with Teams — 7 USD/usuario/mes, con pago anual — una licencia compatible

9. Cal.com: la mejor para un usuario individual con varios tipos de eventos

En Cal.com, el cuadro de diálogo de nuevo enlace de una cuenta gratuita se abre con «For myself» seleccionado; «Round robin» y «Collective» son tipos para equipos y necesitará un puesto de Teams para poder elegir cualquiera de ellos. (Fuente de la imagen: Cal.com)

Ventajas de Cal.com

• Tipos de eventos y calendarios conectados ilimitados en Free

• Pagos mediante Stripe y PayPal en el plan gratuito

• Teams añade distribución rotativa, formularios de enrutamiento y eventos recurrentes

Desventajas de Cal.com

• Free es para un usuario; las funciones de equipo requieren puestos de pago

• Los SMS no son una acción de flujo de trabajo en Free; la página de ayuda indica que los recordatorios por SMS se pagan con créditos que se compran por separado

• La eliminación de la marca requiere Teams

Cal.com tiene el plan gratuito más generoso de esta lista para una persona: tipos de eventos ilimitados, calendarios conectados ilimitados y pagos mediante Stripe y PayPal, todo en el plan Individuals por 0 USD. Cuando abrí el cuadro de diálogo de nuevo enlace en el plan gratuito, «For myself» era el único tipo que podía elegir; «Round robin», «Collective» y «Template» aparecen allí mismo con una etiqueta «Upgrade». Mientras que Calendly Free se limita a un tipo de evento y un calendario, Cal.com no limita ninguno de los dos.

Reservé como invitado una franja de prueba de 15 minutos en mi propia página de Cal.com: elegir un día, seleccionar una franja, introducir el nombre y el correo electrónico y pulsar «Confirm». La invitación con un archivo .ics llegó unos tres minutos después, Cal Video era la ubicación predeterminada y la página de confirmación no intentó vender nada a mi invitado. Por eso es mi primera recomendación para un profesional independiente que ofrece una llamada introductoria gratuita y una sesión de pago de una hora, y que necesita mantener libres un calendario personal, otro laboral y el calendario compartido de un cliente. Teams —144 USD al año por puesto, con facturación anual y una prueba de 14 días— incluye las funciones de equipo: distribución rotativa, disponibilidad compartida, tipos de eventos colectivos y gestionados, eventos recurrentes, formularios de enrutamiento y eliminación de la marca. Organizations añade subequipos y controles para toda la empresa.

Mi única queja está en la página «Workflows». Muestra una plantilla «Send SMS reminder», pero cuando configuré un flujo de recordatorios en el plan gratuito, el menú de acciones solo ofreció enviar un correo electrónico al anfitrión, a los asistentes o a una dirección concreta, sin ninguna opción de SMS; la página de ayuda indica que los recordatorios por SMS se pagan con créditos que se compran por separado.

El inconveniente es que un plan individual generoso no implica que la programación para equipos sea gratuita: la página «Teams» de mi cuenta gratuita muestra una pantalla que exige cambiar a un plan de pago y enumera el enrutamiento, la distribución rotativa y la eliminación de la marca como funciones de Teams y Orgs. Si necesita repartir las reuniones entre tres personas, tendrá que contratar Teams, lo que sitúa a Cal.com junto a Zoho Basic y no junto a las opciones gratuitas. No compre Teams hasta saber qué miembros serán realmente anfitriones y cómo deben asignarse las reuniones. Para un consultor independiente, este es el plan con el que empezaría y que quizá nunca necesitaría abandonar.

Precios de Cal.com

Desde 12 USD/usuario/mes, con facturación anual, para el plan Teams; hay un plan gratuito.

• Free (Individuals) — gratis para siempre para un usuario, con tipos de eventos y calendarios ilimitados

• Teams — 12 USD/usuario/mes, con facturación anual y prueba de 14 días — distribución rotativa y formularios de enrutamiento

• Organizations — 28 USD/usuario/mes, con facturación anual — subequipos y controles para toda la empresa

Lo que cuestan al año las mismas tres configuraciones

Calculé el coste de tres configuraciones reales con los planes que ofrece cada aplicación, utilizando las tarifas de facturación anual indicadas anteriormente. La tabla solo incluye configuraciones que cubren todos los requisitos enumerados; las cuotas de suscripción no incluyen impuestos ni procesamiento de pagos. Los importes se han calculado multiplicando los precios de lista; no son presupuestos personalizados.

• Consultor independiente: varios tipos de reuniones, comprobación de conflictos en dos calendarios externos y pagos en línea.

• Equipo de cinco personas: reuniones distribuidas entre cinco anfitriones, recordatorios por correo electrónico y conexión con un CRM.

• Empresa de servicios: cuatro especialistas —dos en cada una de dos ubicaciones—, depósitos y recordatorios por mensaje de texto y correo electrónico.

La comparativa para el consultor independiente fue la que más me sorprendió. Cal.com cubre todo por 0 USD, Calendly cobra 120 USD por los mismos tres requisitos y la opción de Google cuesta 168 USD porque se compra un puesto de Workspace, no solo una herramienta para programar citas: es razonable si de todos modos va a pagar Workspace, pero no tiene sentido si solo necesita una herramienta de programación. Si iniciara una actividad por cuenta propia, empezaría con Cal.com y solo cambiaría cuando un cliente pidiera algo que no pudiera hacer.

Para el equipo de cinco personas, la diferencia de 600 USD entre Zoho Basic y Calendly Teams depende en realidad del CRM que utilice. Los 360 USD de Zoho presuponen que ya paga Zoho CRM; de lo contrario, estaría añadiendo un CRM para ahorrar en una herramienta para programar citas, lo que carece de sentido. Si su CRM es Salesforce, 960 USD es el coste real de Calendly, cuyo plan ofrece opciones de enrutamiento más avanzadas.

La empresa de servicios demuestra el efecto de la unidad de facturación. El precio anual de Acuity, 324 USD, se basa en un límite de seis calendarios —cuatro especialistas y margen de sobra—, mientras que los 1176 USD de Square corresponden a dos ubicaciones por 49 USD al mes cada una. No diría que Square es demasiado caro para un negocio que utiliza su sistema de punto de venta (TPV), pero, si el cobro ya se realiza en otro sistema, Acuity cubre las reservas por una cuarta parte del precio.

Cuatro aplicaciones no aparecen en la tabla porque no pude confirmar en sus páginas todos los requisitos necesarios: Setmore —número de calendarios externos, distribución rotativa y ubicaciones—, SimplyBook.me —si añadir una segunda ubicación ocupa uno de los cupos de funciones—, Cal.com Teams —conexión con el CRM— y Microsoft Bookings —sin pagos—.

Revise primero sus herramientas actuales

Antes de añadir una suscripción a una herramienta para programar citas, compruebe qué permiten ya sus herramientas actuales.

• Google Workspace: una página de reservas gratuita con cuentas personales y Business Starter; los niveles de pago compatibles añaden varios horarios de citas, recordatorios y comprobación de varios calendarios. Encontrará los detalles en la ficha 7.

• Microsoft 365: Bookings se incluye con las licencias compatibles y gestiona servicios, personal y políticas, pero no pagos. Consulte la ficha 8.

• HubSpot: la herramienta de reuniones forma parte de Sales Hub y la página de la herramienta gratuita enumera varias duraciones de reunión y enlaces para reuniones grupales. La página no indica qué edición añade distribución rotativa o reservas de equipo, así que confirme qué edición incluye esas funciones para todos los usuarios que las necesiten antes de depender de la herramienta.

• Pipedrive: «Scheduler» requiere el plan Growth o uno superior, y Growth permite un enlace de disponibilidad general. La función de distribución rotativa de Pipedrive se encuentra en «Automatic assignment» —Professional y superiores— y distribuye negocios y leads, no reservas de reuniones.

Una herramienta de programación integrada en el CRM que ya paga mantiene la reserva en la ficha del contacto sin otra suscripción. Rara vez iguala a una herramienta especializada en formularios previos, depósitos o series recurrentes. Use esta lista para comparar herramientas orientadas a reuniones; si ofrece servicios de pago, consulte las fichas anteriores.

Las citas recurrentes merecen una prueba específica

La disponibilidad recurrente, las reservas repetidas de clientes y los paquetes prepagados resuelven tres problemas distintos. Que una franja esté disponible todos los martes no significa que un cliente pueda reservar los ocho martes siguientes en una sola acción, y vender un paquete no programa sus sesiones. El hilo de Calendly Community citado en la ficha de Acuity muestra lo que esa carencia cuesta en la práctica: bloquear una franja en el calendario personal, liberarla y reservar manualmente cada sesión, semana tras semana.

Si su negocio se basa en servicios recurrentes, utilice una serie completa como caso de prueba: reserve una con un conflicto conocido, compruebe qué fechas se mantienen, intente combinar dos tipos de servicios y cancele una cita para ver qué sucede con las demás. Una herramienta perfecta para llamadas de ventas ocasionales todavía puede costarle una hora semanal en este caso.

¿Qué aplicación para programar citas debería elegir?

De los hilos de usuarios citados anteriormente se desprenden dos recomendaciones: cuente los pasos que debe seguir un cliente para completar una reserva en su sitio web y revise qué incluyen las suscripciones que ya paga antes de añadir otra. El cambio de plan adecuado es el que elimina un obstáculo concreto de su flujo de trabajo. Anote ese obstáculo antes de comparar precios.