As 9 melhores aplicações de agendamento online em 2026

Por fora, todos os links de marcação parecem iguais: escolha um horário, introduza o seu nome e já está. As diferenças surgem quando liga um segundo calendário, cobra um depósito, atribui uma marcação a um colega ou vende seis sessões de uma só vez — e é geralmente nesse momento que um plano gratuito se transforma discretamente num plano pago. Nove aplicações entraram na minha lista, e cada uma é faturada segundo uma unidade diferente: por utilizador, estabelecimento, calendário de colaborador, marcação ou funcionalidade ativada. A aplicação mais barata para um coach independente pode ser a mais cara para um salão com dois estabelecimentos.

O que é uma aplicação de agendamento online?

Uma aplicação de agendamento online é um software que transforma o seu tempo livre numa página de marcação: um cliente ou potencial cliente escolhe um horário e a aplicação bloqueia-o no calendário, envia a confirmação e os lembretes e permite remarcar ou cancelar sem lhe enviar um email. Os planos pagos acrescentam questionários preliminares, depósitos, séries recorrentes e a distribuição das marcações por uma equipa.

Visão geral das melhores aplicações de agendamento online

O que distingue as melhores aplicações de agendamento online?

Comece pela marcação que precisa de concluir e procure depois o plano que a permite realizar. «Agendamento online gratuito» tem nove significados diferentes nesta lista, e o preço em destaque raramente abrange a funcionalidade que procura. Estes foram os critérios que analisei.

• Vender tempo ou organizar reuniões: Uma chamada de descoberta precisa de disponibilidade, um link de videoconferência e um lembrete. Uma consulta paga exige questionários preliminares, um depósito, uma política de cancelamento e, talvez, um pacote de sessões. Um salão também precisa de pagamentos e horários dos colaboradores. Uma equipa de vendas precisa de algo diferente: uma regra que encaminhe cada pedido de reunião para o representante certo. Avaliei cada aplicação de acordo com a função que afirma cumprir, não com uma lista geral de funcionalidades.

• A unidade de faturação: O Calendly e o Cal.com cobram por utilizador, o Square por estabelecimento, o Acuity pelo número permitido de calendários de colaboradores e o SimplyBook.me por marcação, prestador e funcionalidade premium. A mesma equipa de cinco pessoas pode custar 360 $ ou 960 $ por ano, consoante a unidade escolhida pelo fornecedor. Por isso, mais abaixo calculei o preço de três configurações reais, em vez de comparar preços de entrada.

• Se o plano gratuito verifica o seu outro calendário: Marcações ilimitadas e «não aceitar marcações quando já tenho outro compromisso no calendário de trabalho» são funcionalidades diferentes, e a segunda é a primeira que os planos gratuitos eliminam. Contei os calendários ligados em todos os planos gratuitos.

• Distribuição rotativa, marcação coletiva ou marcação de grupo: A distribuição rotativa atribui cada reunião a um dos organizadores disponíveis. A marcação coletiva procura um horário em que vários organizadores estejam disponíveis em simultâneo. Uma marcação de grupo permite que vários clientes participem numa sessão. Os fornecedores usam «agendamento de equipa» para as três opções, pelo que verifiquei que plano inclui realmente cada uma.

• Qualificação e controlo de marcações indesejadas: Uma página de marcação pública aceita qualquer pessoa que a encontre. Se o tempo da equipa de vendas for o recurso escasso, precisa de formulários de encaminhamento que decidam quem pode marcar com quem. Registei os planos que os incluem; não testei a proteção contra spam em nenhuma destas páginas, por isso simule algumas marcações falsas durante o período experimental e verifique quais chegam ao calendário.

Se esperava encontrar aqui uma ferramenta que não consta da lista, estará na secção «Verifique primeiro as ferramentas que já utiliza» ou estará mais orientada para turnos de pessoal e operações no terreno do que para marcações de clientes.

1. Calendly: a melhor opção para pedidos de reunião comercial distribuídos por uma equipa

No Calendly, a tabela de planos de faturação mostra o que permanece no Free após o fim do período experimental: um tipo de reunião individual e nenhum tipo de marcação de grupo, marcação coletiva ou distribuição rotativa, sendo que esta última começa no Teams e não no Standard. (Fonte da imagem: Calendly)

Vantagens do Calendly

• Reuniões individuais ilimitadas no plano Free

• O Standard liga seis calendários e acrescenta lembretes e uma política de cancelamento

• O Teams acrescenta distribuição rotativa e encaminhamento com base nas respostas de qualificação

Desvantagens do Calendly

• O Free permite um tipo de evento e um calendário ligado

• A distribuição rotativa e o encaminhamento exigem o Teams, não o Standard

• O Free não inclui lembretes automatizados nem uma política de cancelamento

Quando me registei, o Calendly colocou a minha conta num período experimental de 14 dias do Teams Plus. Por isso, o primeiro ecrã foi uma página «Scheduling» com um cartão «30 Minute Meeting», um botão «Create» e um botão «Upgrade plan» na barra lateral — e consegui criar um segundo tipo de evento sem receber um pedido para mudar de plano. Não confirmei estes limites por experiência direta; consultei a tabela de planos da aplicação e a página de preços: após o fim do período experimental, o Free permite um tipo de reunião individual e um calendário ligado. Assim, quando quiser disponibilizar um link para uma reunião introdutória de 15 minutos ao lado de uma consulta de 45 minutos, terá de aderir ao Standard.

Marcar através do meu próprio link de teste como convidado exigiu três ecrãs — data e horário, nome e email, confirmação — e o email de confirmação chegou cerca de um minuto depois.

Isto corresponde ao que u/EntertainmentFair414 escreveu num tópico de março de 2026 no r/smallbusiness:

"Calendly is super easy and intuitive for people booking".

A minha única pequena crítica diz respeito ao último ecrã: a página de confirmação apresentada ao convidado tinha uma faixa «POWERED BY Calendly», mesmo durante o período experimental.

O que justifica o preço por utilizador é o Teams. A distribuição rotativa reparte os pedidos de reunião pelos seus representantes, enquanto o encaminhamento começa por fazer uma pergunta de qualificação e decide com quem o potencial cliente pode marcar — desta forma, um lead de uma grande empresa não vai parar ao calendário do estagiário. O Standard (10 $/utilizador/mês, com faturação anual) é a versão individual: tipos de evento ilimitados, seis ligações a calendários, lembretes automatizados, uma política de cancelamento e Stripe e PayPal para sessões pagas. Aprecio o facto de os convidados não precisarem de uma licença; paga apenas pelos organizadores.

Não escolha o Calendly se

• for um consultor independente que vende sessões pagas — os questionários preliminares e os pacotes do Acuity oferecem mais pelo mesmo dinheiro

Se gere leads comerciais de entrada, esta é a opção com a distribuição mais simples da lista.

Notas sobre o Calendly

Na linha da equipa de cinco pessoas da tabela de custos abaixo, o preço do Calendly corresponde ao Teams, não ao Standard, e é comparado com o Zoho para a mesma função. É por isso que comparo o plano que cumpre o requisito antes de comparar os preços por utilizador e que os valores por utilizador desta secção aparecem apenas no bloco de preços.

Preços do Calendly

Desde 16 $/utilizador/mês, com faturação anual, no plano Teams; plano gratuito disponível.

• Free — um tipo de evento, um calendário ligado

• Standard — 10 $/utilizador/mês, com faturação anual — tipos de evento ilimitados, lembretes

• Teams — 16 $/utilizador/mês, com faturação anual, para os primeiros 30 utilizadores — distribuição rotativa e encaminhamento por qualificação

2. Acuity Scheduling: a melhor opção para serviços pagos a clientes com questionários preliminares e pacotes

Vantagens do Acuity Scheduling

• O Starter inclui questionários preliminares, depósitos e lembretes por email

• Os clientes podem marcar uma série recorrente sem assistência

• O Standard abrange seis calendários de colaboradores ou estabelecimentos

Desvantagens do Acuity Scheduling

• Não existe um plano gratuito permanente; oferece um período experimental de 7 dias

• Os pacotes, as subscrições e os lembretes por SMS começam no Standard

• «Seis calendários» significa horários de colaboradores, não ligações a calendários externos

O Acuity é a minha escolha quando a marcação exige informações do cliente e um pagamento antes da sessão: por exemplo, para um terapeuta, um coach ou um consultor que vende blocos de horas. Até o Starter oferece questionários preliminares, lembretes por email, pagamentos e depósitos, marcações ilimitadas e um calendário de colaborador ou estabelecimento.

A funcionalidade que considero mais valiosa para uma empresa de serviços é a marcação recorrente pelo cliente. Um cliente pode reservar um horário semanal como uma série, em vez de marcar cada visita, o que preenche a lacuna que os utilizadores do Calendly continuam a descrever.

A 4 de junho de 2026, uma utilizadora da comunidade do Calendly, Samantha30014, escreveu:

"I have several clients whom I see weekly and I have to hold a spot in my personal calendar".

No resto da sua publicação, explica a necessidade de libertar esses horários e marcar manualmente cada sessão, antes de decidir mudar para o Acuity.

O Standard (27 $/mês, com faturação anual) acrescenta pacotes e subscrições, pelo que pode vender dez sessões antecipadamente, além de lembretes por SMS e até seis calendários. O Premium (55 $/mês, com faturação anual) aumenta esse limite para 36.

O problema é que o plano de entrada não inclui pacotes. Por isso, se os pacotes forem o objetivo, inclua o Standard no orçamento desde o primeiro dia. E interprete «seis calendários» com atenção: são seis horários de colaboradores ou estabelecimentos, não seis calendários externos para uma pessoa, como a mesma palavra significa na página do Calendly. Se estiver a organizar chamadas de vendas não pagas, o Acuity é excessivo; o Calendly ou o Cal.com permitem alcançar o mesmo objetivo com menos configuração.

Notas sobre o Acuity Scheduling

O Acuity permite que os clientes façam marcações recorrentes, mas as ocorrências indisponíveis são excluídas da série final. Um cliente que peça seis sessões semanais pode acabar com menos visitas confirmadas, pelo que verificaria as datas finais de cada série antes de considerar o agendamento concluído. A opção recorrente também não permite combinar tipos de marcação nem utilizar o modelo de aulas.

No guia de marcações recorrentes do Acuity, este é o parágrafo importante: as datas em conflito são excluídas da série, não assinaladas para mais tarde. Por isso, verifique a lista confirmada antes de dizer a um cliente que as seis semanas estão marcadas. (Fonte da imagem: Acuity Scheduling)

Preços do Acuity Scheduling

Desde 16 $/mês, com faturação anual, no plano Starter; período experimental gratuito de 7 dias, sem plano gratuito permanente.

• Starter — 16 $/mês, com faturação anual (20 $ com faturação mensal) — questionários preliminares, depósitos e lembretes por email

• Standard — 27 $/mês, com faturação anual (34 $ com faturação mensal) — pacotes e lembretes por SMS

3. Square Appointments: a melhor opção para marcações e pagamentos presenciais

Vantagens do Square Appointments

• Plano gratuito sem mensalidade de subscrição

• Agendamento, calendários dos colaboradores, registos de clientes e pagamentos no mesmo sistema

• Lembretes automáticos por email e SMS

Desvantagens do Square Appointments

• O Plus e o Premium são cobrados por estabelecimento e por mês

• O agendamento para vários colaboradores, as taxas por falta de comparência e a sincronização com o Google Calendar começam no Plus

• O processamento de pagamentos é cobrado em todas as transações, incluindo no plano Free

Recomendaria o Square Appointments a um salão, estúdio ou clínica que já aceite pagamentos ao balcão, porque o agendador, o registo do cliente e o sistema de caixa estão integrados. Não está a ligar uma ferramenta de marcação a uma caixa registadora; tudo funciona na mesma conta.

O plano Free é a parte interessante. Por 0 $ mensais, recebe marcações online, lembretes automáticos por email e SMS e opções de marcação relacionadas com pagamentos, sem qualquer subscrição; paga apenas a taxa de processamento de cada transação. Na tabela comparativa do Square, as funcionalidades estão organizadas de acordo com o plano em que ficam disponíveis, e várias funcionalidades importantes só ficam disponíveis a partir do Plus: agendamento para vários colaboradores, taxas de cancelamento e de falta de comparência e sincronização com o Google Calendar. Para um salão com um único posto de atendimento que precisa de integrar diretamente as marcações com o sistema de caixa, o Free é uma verdadeira opção, não uma demonstração.

O problema é a unidade de faturação: o Plus é cobrado por estabelecimento.

Quanto paga realmente uma empresa com dois estabelecimentos

• Plus, dois estabelecimentos → 98 $ por mês antes do processamento; no cenário da empresa de serviços abaixo, este valor torna-se o mais elevado da tabela

Não escolha o Square se

• apenas precisar de um link para uma videochamada ocasional — um agendador orientado para reuniões é o caminho mais curto

Também vale a pena analisar o percurso de marcação. u/yasonkh, um utilizador antigo do Calendly que experimentou o Square, escreveu:

Esta é a configuração de um único empresário, não um veredicto sobre o Square, mas é por isso que faria uma marcação através do seu próprio site durante o período experimental, em vez de utilizar a página alojada pelo fornecedor.

Na comparação dos planos de agendamento do Square, as colunas apresentam Free, Plus e Premium da esquerda para a direita: o agendamento para vários colaboradores e as taxas por falta de comparência começam no Plus, pelo que um estabelecimento com dois profissionais precisa de um plano pago. (Fonte da imagem: Square)

Preços do Square Appointments

Desde 49 $/estabelecimento/mês no plano Plus; plano gratuito disponível.

• Free — sem mensalidade; o processamento de pagamentos é cobrado separadamente em todos os planos

• Plus — 49 $/estabelecimento/mês — agendamento para vários colaboradores, taxas por falta de comparência e sincronização com o Google Calendar

• Premium — 149 $/estabelecimento/mês

• Planos pagos — período experimental de 30 dias

4. Setmore: a melhor opção para uma pequena equipa que pretende começar gratuitamente

No Setmore, o menu «Connect» do calendário no plano Free apresenta um emblema Pro tanto no Google como na Microsoft. Assim, nenhum evento do seu calendário de trabalho atual bloqueia horários na página de marcação até mudar de plano. (Fonte da imagem: Setmore)

Vantagens do Setmore

• Até quatro utilizadores e marcações ilimitadas no Free

• A política de cancelamento, a antecedência e a duração dos blocos horários disponíveis são configuráveis no Free

• Os clientes podem remarcar ou cancelar online sem criar uma conta

Desvantagens do Setmore

• A sincronização bidirecional com o Google e o Outlook exige o Pro

• Os lembretes por SMS, as marcações recorrentes e a remoção da marca exigem o Pro

• Por predefinição, os convidados têm de introduzir um número de telefone

Configurei uma conta gratuita do Setmore para perceber quanto do fluxo de trabalho de uma pequena equipa cabe num orçamento de 0 $. A resposta honesta é: a maior parte das marcações, mas nenhuma sincronização de calendário. O Free oferece até quatro utilizadores, marcações ilimitadas, uma página de marcação alojada, aceitação de pagamentos e confirmações e lembretes por email. É uma proposta diferente dos planos gratuitos para um único organizador presentes noutros pontos desta lista.

A configuração foi rápida. A edição de um serviço é feita num único formulário — título, duração, intervalo, preço e membro da equipa — e a página de preferências de marcação permite definir a antecedência, a janela de agendamento, a duração dos blocos horários disponíveis e uma política de cancelamento sem qualquer pagamento. Depois, fiz uma marcação de teste através da minha própria página: escolher uma data, escolher um horário de 15 minutos, introduzir o nome, o número de telefone e o email e confirmar. Foram cerca de quatro cliques, não foi necessária uma conta e a política de cancelamento apareceu imediatamente acima do botão «Confirm», onde gostaria que os meus clientes a vissem. A minha pequena crítica diz respeito ao último ecrã: a página de confirmação apresenta publicidade ao Setmore ao convidado e o campo do número de telefone é obrigatório por predefinição. Por este preço, aceitaria o primeiro aspeto e desativaria o segundo.

Quanto pagam por ano quatro pessoas que já utilizam o Google Calendar

• Pro, com faturação anual → 240 $ por ano para quatro pessoas — o verdadeiro ponto de partida, com sincronização bidirecional, lembretes por SMS, marcações recorrentes, marcações por videochamada e remoção da marca

Não escolha o Setmore Free se

• todos os membros da equipa tiverem um calendário preenchido noutro serviço

Escolha-o se o Setmore puder ser o seu calendário.

Um fluxo de trabalho que o Setmore não conseguiu suportar: um treinador desportivo que avaliou a aplicação para iOS em março de 2025 (Barlowka, App Store) escreveu:

"I can only have one person at a time book an appointment in each appointment slot."

Pretendia aceitar seis pessoas às 13h e mais seis às 13h15, sem criar uma aula a cada 15 minutos.

Se as sessões de grupo em horários sucessivos fizerem parte da sua atividade, faça disso o seu primeiro teste.

Notas sobre o Setmore

«Marcações ilimitadas» e «verificar conflitos no meu calendário atual» são vantagens diferentes. O plano gratuito do Setmore é generoso na primeira e omisso na segunda. Não liguei um calendário externo, pelo que o meu teste abrangeu a marcação, não a sincronização. Ao experimentar qualquer agendador, crie um evento em conflito no calendário de trabalho, além de uma nova marcação, e verifique se o evento existente torna o horário indisponível na página pública.

Preços do Setmore

Desde 5 $/utilizador/mês, com faturação anual, no plano Pro; plano gratuito disponível.

• Free — até quatro utilizadores, marcações ilimitadas

• Pro — 5 $/utilizador/mês, com faturação anual — sincronização bidirecional do calendário e lembretes por SMS

• Faturação mensal — 12 $/utilizador/mês no Pro

5. SimplyBook.me: a melhor opção para um site de marcações configurável para vários prestadores

Vantagens do SimplyBook.me

• Plano Free: 50 marcações por mês, um prestador e uma funcionalidade premium

• O Basic acrescenta cinco prestadores, pagamentos, depósitos e POS

• Lembretes por email em todos os planos

Desvantagens do SimplyBook.me

• Três quotas distintas — marcações, prestadores e funcionalidades premium — determinam o plano

• Os créditos de SMS são vendidos separadamente, a 8 $ por 100

• A subscrição gratuita tem de ser renovada todos os meses

Escolheria o SimplyBook.me se pretendesse criar um site de marcações em torno de vários prestadores e de um conjunto específico de extras, em vez de um único link. Os seus preços são invulgarmente explícitos a este respeito: cada plano tem um limite de marcações, um limite de prestadores e um número de funcionalidades premium personalizadas que pode ativar em simultâneo.

O Basic é o nível a partir do qual se torna útil: 100 marcações por mês, cinco prestadores, três funcionalidades premium e opções de pagamento, depósito e POS. O Standard (24,90 $/mês, com faturação anual, ou 29,90 $ com faturação mensal) aumenta os limites para 500 marcações, 15 prestadores e oito funcionalidades. Todos os planos incluem lembretes por email, o que valorizo; muitas aplicações desta lista obrigam a pagar por eles.

O problema é que a primeira quota que se esgota não é, muitas vezes, aquela que tinha previsto. Um único profissional com 60 marcações mensais que queira manter quatro funcionalidades premium ativas em simultâneo já precisa de um plano superior ao Basic, apesar de 100 marcações parecerem mais do que suficientes. Conte as funcionalidades que vai realmente ativar antes de contar as marcações. Os lembretes por SMS são pagos em créditos adicionais, pelo que uma empresa que envie muitos lembretes também deve calcular esse custo. Se pretende apenas um link simples para chamadas de vendas, este serviço oferece um site mais complexo do que necessita; considere o Calendly ou o Cal.com.

Preços do SimplyBook.me

Desde 11,90 $/mês, com faturação anual, no plano Basic; plano gratuito disponível.

• Free — 50 marcações por mês, um prestador, uma funcionalidade premium

• Basic — 11,90 $/mês, com faturação anual (13,90 $ com faturação mensal) — 100 marcações, cinco prestadores e pagamentos

• Créditos de SMS — 8 $ por 100, vendidos separadamente

6. Zoho Bookings: a melhor opção para equipas que já utilizam o Zoho CRM

Vantagens do Zoho Bookings

• Distribuição rotativa e marcação coletiva desde o Basic

• As marcações ficam associadas aos registos de leads e contactos no Zoho CRM

• Os clientes do Zoho One recebem o Bookings Premium

Desvantagens do Zoho Bookings

• Os pagamentos, os formulários de encaminhamento e a integração com um gateway de SMS exigem o Premium

• As marcações individuais e de grupo recorrentes também exigem o Premium

• As reservas de recursos exigem módulos pagos à parte

O Zoho Bookings é a escolha óbvia se os seus contactos já estiverem no Zoho CRM ou se utilizar o Zoho One, cujo pacote inclui o Bookings Premium. A ligação ao CRM torna-se mais completa à medida que sobe de plano e, para uma equipa que pretende associar a marcação ao registo do contacto sem um projeto de integração separado, esse é o argumento decisivo.

Gosto do plano em que o Zoho inclui a distribuição rotativa. O Basic inclui tipos de evento ilimitados, distribuição rotativa e marcação coletiva. O Calendly obriga a comprar o Teams para a mesma função; a linha da equipa de cinco pessoas na tabela de custos abaixo mostra o valor acumulado dessa diferença. O Premium acrescenta formulários de encaminhamento, pagamentos, integração com um gateway de SMS e marcações individuais ou de grupo recorrentes.

O problema é que o preço do Basic só abrange chamadas não pagas. Quando uma consulta exige um depósito ou um lembrete por SMS, precisa do Premium. Além disso, o envio de SMS através de um gateway continua a implicar o pagamento das mensagens ao seu fornecedor de SMS. As reservas de recursos — salas e equipamento — exigem módulos pagos à parte. Se não utilizar o Zoho CRM, não escolheria o Bookings apenas pelo preço: o valor reduzido pressupõe que já paga pelo CRM, e teria de mapear campos e regras de encaminhamento num conjunto de aplicações de que, de outra forma, não precisaria.

Preços do Zoho Bookings

Desde 6 $/utilizador/mês, com faturação anual, no plano Basic; plano gratuito disponível.

• Free — um utilizador

• Basic — 6 $/utilizador/mês, com faturação anual (8 $ com faturação mensal) — distribuição rotativa e marcação coletiva

• Premium — 9 $/utilizador/mês, com faturação anual (12 $ com faturação mensal) — pagamentos, formulários de encaminhamento e SMS

7. Horários de marcação do Google Calendar: a melhor opção para uma página de marcação básica que já tem à disposição

Vantagens dos horários de marcação do Google Calendar

• Uma página de marcação gratuita com uma Conta Google pessoal

• Estão integrados no calendário que já consulta

• Os planos Workspace elegíveis acrescentam vários horários de marcação, lembretes e verificação de vários calendários

Desvantagens dos horários de marcação do Google Calendar

• As funcionalidades dependem da subscrição exata, não de uma única mudança de plano

• Os pagamentos estão disponíveis em planos Workspace elegíveis, não no Google One

• Os coorganizadores não correspondem a uma distribuição rotativa

O Google Calendar é a primeira opção a considerar se já gere o seu horário nesta aplicação e apenas precisa de uma página de marcação. Uma Conta Google pessoal ou o Workspace Business Starter oferece-lhe gratuitamente uma única página e, para muitos profissionais independentes, isso satisfaz todas as necessidades.

A parte útil é a possibilidade de mudar de plano dentro de uma subscrição que talvez já pague. Os planos pagos elegíveis acrescentam vários horários de marcação no Google Calendar, lembretes automáticos por email e a possibilidade de verificar conflitos em vários calendários — algo mais importante do que parece, pois um calendário de trabalho que indica disponibilidade enquanto o calendário pessoal está ocupado origina marcações sobrepostas. O Business Standard é uma das opções, com um compromisso de um ano e faturação mensal; não é a única.

O problema é que as funcionalidades premium de agendamento não formam um único conjunto: algumas estão disponíveis nos planos Google One, enquanto a aceitação de pagamentos está reservada para planos Workspace elegíveis.

Confirme o seu plano exato antes de presumir que aceita pagamentos ou permite adicionar coorganizadores. Além disso, os coorganizadores não correspondem a uma distribuição rotativa: adicionar pessoas a um horário de marcação não distribui os leads entre elas.

Não escolha o Google Calendar se

• gerir uma equipa de vendas — não o escolha para distribuir reuniões

Se for um consultor independente que já utiliza o Business Standard, talvez não precise de outro agendador. u/ComparisonSolid770, que tinha abandonado completamente o Calendly, explicou-o desta forma:

Não sabia ao certo que subscrição da Google tinha desbloqueado as funcionalidades, o que reforça a necessidade de confirmar o plano, como referido acima; ainda assim, considero acertada a sua intuição.

Preços dos horários de marcação do Google Calendar

Desde 14 $/utilizador/mês, com um compromisso de um ano e faturação mensal, no Workspace Business Standard; gratuito para uma página de marcação.

• Free — uma página de marcação com uma Conta Google pessoal

• Planos pagos elegíveis — mais horários de marcação, lembretes e verificação de vários calendários

• Business Standard — 14 $/utilizador/mês, compromisso de um ano, com faturação mensal — um dos planos elegíveis, não o único

8. Microsoft Bookings: a melhor opção para marcações não pagas no Microsoft 365

Vantagens do Microsoft Bookings

• Incluído nas licenças elegíveis do Microsoft 365, entre as quais o Business Basic

• Serviços, colaboradores, políticas de marcação e uma página destinada aos clientes

• Os clientes não precisam de uma conta Microsoft para fazer uma marcação

Desvantagens do Microsoft Bookings

• Não suporta qualquer tipo de pagamento

• «any available staff member» faz uma atribuição aleatória, não equilibrada

• O administrador tem de disponibilizar a aplicação

O Microsoft Bookings é a opção já incluída nas ferramentas que utiliza se a sua empresa tiver o Microsoft 365 e agendar consultas, sessões de apoio ou qualquer outro serviço que não seja pago no momento da marcação. Pode configurar serviços, colaboradores e políticas de marcação e disponibilizar uma página pública, e os clientes podem marcar sem uma conta Microsoft.

O valor relevante é não ter qualquer custo adicional ao de uma licença elegível. O Business Basic com Teams custa 84 $ por utilizador por ano, com pagamento anual, e inclui o Bookings. Por isso, uma empresa com dez pessoas que já utilize o Microsoft 365 dispõe de um agendador antes mesmo de terminar a leitura desta secção. Para chamadas iniciais de um gabinete de contabilidade com novos clientes ou para um serviço interno de apoio informático, experimentaria esta opção antes de comprar outra.

Quando um cliente escolhe «any available staff member», o Bookings faz uma atribuição aleatória, e a Microsoft afirma que não pode garantir uma distribuição equilibrada. Se precisar de distribuir os leads uniformemente pelos representantes, isto não substitui a distribuição rotativa; considere o Calendly Teams, o Zoho Basic ou o Cal.com Teams. Se precisar de cobrar no momento da marcação, escolha o Acuity ou o Square.

Notas sobre o Microsoft Bookings

Antes de planear uma migração com base numa licença que já tem, confirme que o administrador da sua organização disponibilizou o Bookings. A ativação é feita pelo administrador ao nível da organização; não pode fazê-la individualmente. Não convém descobrir o contrário depois de anunciar a nova página de marcação aos clientes.

Preços do Microsoft Bookings

Desde 7 $/utilizador/mês, com pagamento anual, no Business Basic com Teams; incluído nas licenças elegíveis do Microsoft 365.

• Licenças elegíveis do Microsoft 365 — Bookings incluído, sem subscrição separada do Bookings

• Business Basic com Teams — 7 $/utilizador/mês, com pagamento anual — uma das licenças elegíveis

9. Cal.com: a melhor opção para um utilizador individual com vários tipos de evento

No Cal.com, a caixa de diálogo «Add a new link» numa conta gratuita abre com «For myself» selecionado; «Round robin» e «Collective» são tipos de reunião de equipa e precisará de uma licença do Teams para que qualquer um deles se torne uma opção. (Fonte da imagem: Cal.com)

Vantagens do Cal.com

• Tipos de evento ilimitados e um número ilimitado de calendários ligados no Free

• Pagamentos através do Stripe e do PayPal no plano gratuito

• O Teams acrescenta distribuição rotativa, formulários de encaminhamento e eventos recorrentes

Desvantagens do Cal.com

• O Free destina-se a um utilizador; as funcionalidades de equipa exigem licenças pagas

• O SMS não é uma ação de fluxo de trabalho no Free; a página de ajuda associa os lembretes por SMS a créditos adquiridos

• A remoção da marca exige o Teams

O Cal.com tem o plano gratuito mais generoso desta lista para uma pessoa: tipos de evento ilimitados, um número ilimitado de calendários ligados e pagamentos através do Stripe e do PayPal, tudo no plano Individuals por 0 $. Quando abri a caixa de diálogo «Add a new link» no plano gratuito, «For myself» era o único tipo que podia escolher; «Round robin», «Collective» e «Template» aparecem no mesmo local com a indicação «Upgrade». Enquanto o Calendly Free fica limitado a um tipo de evento e um calendário, o Cal.com não limita nenhum dos dois.

Fiz uma marcação de teste de 15 minutos como convidado na minha própria página do Cal.com: escolher um dia, escolher um horário, introduzir o nome e o email e selecionar «Confirm». O convite com um ficheiro .ics chegou cerca de três minutos depois, o Cal Video era a opção de videoconferência predefinida e a página de confirmação não tentou vender nada ao convidado. Por isso, é a minha recomendação habitual para um profissional independente que ofereça uma chamada introdutória gratuita e uma sessão paga de uma hora e que precise de evitar conflitos entre um calendário pessoal, um calendário de trabalho e o calendário partilhado de um cliente. O Teams — 144 $ por utilizador por ano, com faturação anual e um período experimental de 14 dias — contém as funcionalidades de equipa: distribuição rotativa, disponibilidade partilhada, marcação coletiva, tipos de evento geridos, eventos recorrentes, formulários de encaminhamento e remoção da marca. O Organizations acrescenta subequipas e controlos para toda a empresa.

A minha única crítica diz respeito à página «Workflows». Esta apresenta um modelo «Send SMS reminder», mas, quando configurei um fluxo de lembretes no plano gratuito, o menu de ações apenas permitia enviar emails ao organizador, aos participantes ou a um endereço específico, sem qualquer opção de SMS; a página de ajuda associa os lembretes por SMS a créditos adquiridos.

O problema é que o generoso plano individual não torna gratuito o agendamento de equipa: na minha conta gratuita, a página «Teams» funciona, na prática, como um ecrã que exige a mudança para um plano pago e apresenta o encaminhamento, a distribuição rotativa e a remoção da marca como funcionalidades do Teams e do Organizations. Se três pessoas precisarem de distribuição, terão de utilizar o Teams, o que coloca o Cal.com ao lado do Zoho Basic e não das opções gratuitas. Não compre o Teams até saber que membros irão efetivamente organizar reuniões e como estas devem ser atribuídas. Para um consultor independente, este é o plano pelo qual começaria e que talvez nunca precisasse de abandonar.

Preços do Cal.com

Desde 12 $/utilizador/mês, com faturação anual, no plano Teams; plano gratuito disponível.

• Free (Individuals) — gratuito para sempre para um utilizador, com tipos de evento e calendários ilimitados

• Teams — 12 $/utilizador/mês, com faturação anual, período experimental de 14 dias — distribuição rotativa e formulários de encaminhamento

• Organizations — 28 $/utilizador/mês, com faturação anual — subequipas e controlos para toda a empresa

Quanto custam as mesmas três configurações por ano

Calculei o preço de três configurações reais com os planos que cada aplicação disponibiliza para esses casos, utilizando as tarifas anuais indicadas acima. A tabela inclui apenas as configurações que abrangem todos os requisitos enumerados; as subscrições não incluem impostos nem o processamento de pagamentos. Estes valores foram obtidos pela multiplicação direta dos preços de tabela; não são orçamentos.

• Consultor independente: vários tipos de reunião, verificação de conflitos em dois calendários externos e pagamentos online.

• Equipa de cinco pessoas: reuniões distribuídas por cinco organizadores, lembretes por email e ligação a um CRM.

• Empresa de serviços: quatro especialistas — dois em cada um de dois estabelecimentos —, depósitos e lembretes por SMS e email.

A coluna do consultor independente foi a que mais me surpreendeu. O Cal.com cumpre todos os requisitos por 0 $, o Calendly cobra 120 $ pelos mesmos três requisitos e a opção da Google custa 168 $ porque está a comprar uma licença do Workspace, não apenas um agendador — faz sentido se já pagasse pelo Workspace, mas não se não estivesse a pensar fazê-lo. Começaria uma atividade individual no Cal.com e só mudaria quando um cliente pedisse algo que a aplicação não pudesse fazer.

Para a equipa de cinco pessoas, a diferença de 600 $ entre o Zoho Basic e o Calendly Teams é, na verdade, uma questão relacionada com o seu CRM. Os 360 $ do Zoho pressupõem que já paga pelo Zoho CRM; caso contrário, estaria a adicionar um CRM para poupar num agendador, o que é contraproducente. Se o seu CRM for o Salesforce, os 960 $ do Calendly são o valor realista e dão acesso a um sistema de encaminhamento melhor.

A empresa de serviços mostra o efeito da unidade de faturação. Os 324 $ do Acuity resultam de um limite de calendários — seis horários, quatro especialistas e ainda alguma margem —, enquanto os 1 176 $ do Square resultam de dois estabelecimentos a 49 $ por mês cada. Não diria que o Square é demasiado caro para um estabelecimento que também o utiliza como sistema de caixa, mas, se os pagamentos já forem processados noutro sistema, o Acuity trata das marcações por cerca de um quarto do preço.

Quatro aplicações não constam da tabela porque não consegui confirmar um dos requisitos nas respetivas páginas: Setmore (número de calendários externos, distribuição rotativa e estabelecimentos), SimplyBook.me (se adicionar um segundo estabelecimento ocupa uma das funcionalidades permitidas pelo plano), Cal.com Teams (ligação ao CRM) e Microsoft Bookings (sem pagamentos).

Verifique primeiro as ferramentas que já utiliza

Antes de adicionar uma subscrição de agendamento, veja o que as ferramentas que utiliza atualmente já permitem fazer.

• Google Workspace: uma página de marcação gratuita nas contas pessoais e no Business Starter; os planos pagos elegíveis acrescentam vários horários de marcação, lembretes e verificação de vários calendários. Consulte os detalhes na secção 7.

• Microsoft 365: o Bookings está incluído nas licenças elegíveis e gere serviços, colaboradores e políticas, mas não pagamentos. Consulte a secção 8.

• HubSpot: a ferramenta de reuniões faz parte do Sales Hub, e a página do agendador gratuito apresenta várias durações de reunião e links para reuniões de grupo. A página não indica em que edição estão disponíveis a distribuição rotativa ou as marcações de equipa, pelo que deve confirmar em que plano estão disponíveis essas funcionalidades para a sua equipa antes de contar com elas.

• Pipedrive: o «Scheduler» exige o plano Growth ou superior, e o Growth permite um link de disponibilidade geral. A distribuição rotativa do Pipedrive encontra-se em «Automatic assignment» — no Professional e nos planos superiores — e distribui negócios e leads, não marcações de reuniões.

Um agendador integrado no CRM pelo qual já paga mantém a marcação no registo do contacto sem outra subscrição. Raramente iguala uma ferramenta específica no que diz respeito a questionários preliminares, depósitos ou séries recorrentes. Por isso, utilize esta lista para reuniões e as secções acima para serviços.

As marcações recorrentes merecem um teste próprio

A disponibilidade recorrente, as marcações recorrentes feitas pelos clientes e os pacotes pré-pagos resolvem três problemas diferentes. Ter um horário livre todas as terças-feiras não significa que um cliente possa reservar as oito terças-feiras seguintes numa única ação, e vender um pacote não agenda as respetivas sessões. O tópico da comunidade do Calendly citado na secção do Acuity mostra o custo prático dessa lacuna: a necessidade de bloquear um horário no calendário pessoal, libertá-lo e voltar a marcar a sessão manualmente todas as semanas.

Se os serviços recorrentes fizerem parte da sua atividade, utilize a série completa como caso de teste: marque uma série que inclua um conflito conhecido, verifique quais são as datas que permanecem confirmadas, tente combinar dois tipos de serviço e cancele uma ocorrência para perceber o que acontece às restantes. Uma ferramenta perfeita para chamadas de vendas ocasionais pode continuar a custar-lhe uma hora por semana neste caso.

Que aplicação de agendamento online deve escolher?

Das experiências dos utilizadores citadas acima retiram-se dois conselhos práticos: conte os passos que um cliente percorre para concluir uma marcação no seu site e veja o que está incluído nas subscrições que já paga antes de adicionar uma nova. A mudança de plano certa é aquela que elimina um obstáculo específico do seu fluxo de trabalho. Anote esse obstáculo antes de comparar os preços.