Die 9 besten Terminplanungs-Apps für 2026

Von außen sieht jeder Buchungslink gleich aus: Zeitfenster auswählen, Namen eingeben, fertig. Die Unterschiede zeigen sich, sobald Sie einen zweiten Kalender verbinden, eine Anzahlung verlangen, einen Termin an einen Kollegen weiterleiten oder sechs Sitzungen auf einmal verkaufen – und meist wird genau dann aus einem kostenlosen Tarif unbemerkt ein kostenpflichtiger. Bei den neun Apps richtet sich die Abrechnung jeweils nach einer anderen Einheit: pro Lizenz, Standort, Mitarbeiterkalender, Buchung oder aktivierter Funktion. Die günstigste App für einen selbstständigen Coach kann für einen Salon mit zwei Standorten die teuerste sein.

Was ist eine Terminplanungs-App?

Eine Terminplanungs-App ist eine Software, die Ihre freien Zeiten in eine Buchungsseite verwandelt: Ein Kunde oder Interessent wählt einen Termin aus, und die App blockiert die Zeit im Kalender, versendet eine Bestätigung und Erinnerungen und ermöglicht eine Umbuchung oder Stornierung ohne E-Mail-Verkehr. Kostenpflichtige Tarife bieten zusätzlich Erfassungsformulare, Anzahlungen, Terminserien und die Verteilung von Buchungen innerhalb eines Teams.

Die besten Terminplanungs-Apps im Überblick

Was zeichnet die beste Terminplanungs-App aus?

Beginnen Sie mit der Buchung, die Sie abwickeln müssen, und suchen Sie anschließend nach dem Tarif, der dies ermöglicht. „Kostenlose Terminplanung“ bedeutet bei den neun Apps auf dieser Liste neun verschiedene Dinge, und der beworbene Preis deckt nur selten genau die Funktion ab, die Sie benötigen. Darauf habe ich geachtet.

• Zeit verkaufen oder Besprechungen organisieren: Für ein Erstgespräch benötigen Sie verfügbare Zeiten, einen Videolink und eine Erinnerung. Für eine kostenpflichtige Beratung brauchen Sie ein Erfassungsformular, eine Anzahlung, eine Stornierungsrichtlinie und möglicherweise ein Sitzungspaket. Ein Salon benötigt darüber hinaus ein Kassensystem und Mitarbeiterkalender. Ein Vertriebsteam braucht wiederum etwas anderes: eine Regel, die jede eingehende Besprechung dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zuweist. Ich habe jede App nach ihrem jeweiligen Einsatzzweck bewertet und nicht anhand einer allgemeinen Funktionsliste.

• Die Abrechnungseinheit: Calendly und Cal.com berechnen pro Lizenz, Square pro Standort, Acuity nach der Anzahl verfügbarer Mitarbeiterkalender und SimplyBook.me nach Buchungen, Anbietern und Premium-Funktionen. Dasselbe fünfköpfige Team kann je nach Abrechnungseinheit des Anbieters 360 $ oder 960 $ pro Jahr kosten. Deshalb habe ich weiter unten drei reale Szenarien kalkuliert, statt nur die Einstiegspreise zu vergleichen.

• Ob der kostenlose Tarif Ihren anderen Kalender prüft: Unbegrenzte Termine und die Vermeidung von Doppelbuchungen aufgrund von Einträgen in Ihrem Arbeitskalender sind unterschiedliche Funktionen – und die zweite fällt bei kostenlosen Tarifen meist als Erstes weg. Ich habe bei jedem kostenlosen Tarif die Anzahl der verbundenen Kalender berücksichtigt.

• Round Robin, kollektive Buchungen oder Gruppentermine: Bei der Round-Robin-Verteilung wird jede Besprechung einem Teammitglied aus einem Pool zugewiesen. Bei kollektiven Buchungen wird nach einer Zeit gesucht, zu der mehrere Organisatoren gleichzeitig verfügbar sind. Bei einem Gruppentermin nehmen mehrere Kunden an derselben Sitzung teil. Anbieter bezeichnen alle drei Varianten als „Teamterminplanung“. Deshalb habe ich geprüft, welcher Tarif welche Variante tatsächlich enthält.

• Qualifizierung und Schutz vor unerwünschten Buchungen: Eine öffentliche Buchungsseite steht jedem offen, der sie findet. Wenn die Zeit des Vertriebsteams knapp ist, benötigen Sie Weiterleitungsformulare, die festlegen, wer bei wem buchen darf. Ich habe vermerkt, welche Tarife solche Formulare anbieten. Den Spam-Schutz dieser Seiten habe ich nicht getestet. Legen Sie während der Testphase daher einige offensichtlich unpassende Testbuchungen an und prüfen Sie, welche davon in Ihrem Kalender erscheinen.

Wenn Sie hier ein Tool vermissen, das Sie erwartet hätten, finden Sie es entweder im Abschnitt „Prüfen Sie zuerst Ihre vorhandenen Tools“, oder es ist stärker auf Schichtplanung und Außeneinsätze als auf Kundenbuchungen ausgerichtet.

1. Calendly: Am besten für Vertriebsgespräche, die auf ein Team verteilt werden

In Calendly zeigt die Tarifübersicht im Bereich „Billing“, was nach Ablauf der Testphase im kostenlosen Tarif verbleibt: eine Terminart für Einzelgespräche und keine Terminarten für Gruppenbuchungen, kollektive Buchungen oder Round Robin. Round Robin ist erst ab Teams und nicht bereits ab Standard verfügbar. (Bildquelle: Calendly)

Vorteile von Calendly

• Unbegrenzte Einzeltermine im kostenlosen Tarif

• Der Standard-Tarif verbindet sechs Kalender und umfasst Erinnerungen sowie eine Stornierungsrichtlinie

• Der Teams-Tarif umfasst zusätzlich die Round-Robin-Verteilung und die Weiterleitung anhand von Qualifizierungsantworten

Nachteile von Calendly

• Free erlaubt eine Terminart und einen verbundenen Kalender

• Round-Robin-Verteilung und Weiterleitung erfordern Teams statt Standard

• Automatische Erinnerungen und eine Stornierungsrichtlinie sind in Free nicht enthalten

Als ich mich registrierte, aktivierte Calendly für mein Konto eine 14-tägige Testphase von Teams Plus. Auf dem ersten Bildschirm sah ich daher im Bereich „Scheduling“ eine Karte namens „30 Minute Meeting“, eine Schaltfläche „Create“ und eine Schaltfläche „Upgrade plan“ in der Seitenleiste – und ich konnte eine zweite Terminart ohne Aufforderung zum Upgrade anlegen. Die hier genannten Einschränkungen von Free stammen aus der Tarifübersicht in der App und von der Preisseite; ich habe diese Grenzen im Test nicht selbst erreicht: Nach Ablauf der Testphase bleiben eine Terminart für Einzelgespräche und ein verbundener Kalender. Sobald Sie also neben einem Buchungslink für ein 15-minütiges Erstgespräch auch eine 45-minütige Beratung anbieten möchten, benötigen Sie Standard.

Die Buchung meines eigenen Testlinks als buchende Person umfasste drei Bildschirme – Datum und Uhrzeit, Name und E-Mail-Adresse, Bestätigung – und die Bestätigungs-E-Mail traf etwa eine Minute später ein.

Das entspricht der Aussage von u/EntertainmentFair414 in einem Thread vom März 2026 auf r/smallbusiness:

"Calendly is super easy and intuitive for people booking".

Mein einziger kleiner Kritikpunkt betrifft den letzten Bildschirm: Auf der Bestätigungsseite für die buchende Person erschien selbst während der Testphase ein Banner mit „POWERED BY Calendly“.

Der Teams-Tarif rechtfertigt den Preis pro Lizenz. Round Robin verteilt eingehende Besprechungen auf Ihre Vertriebsmitarbeiter, und bei der Weiterleitung wird zunächst eine Qualifizierungsfrage gestellt. Anhand der Antwort wird entschieden, bei wem der Interessent buchen darf – damit ein Lead aus einem Großunternehmen nicht im Kalender eines Praktikanten landet. Standard (10 $ pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung) ist die Variante für Einzelanwender: unbegrenzte Terminarten, sechs Kalenderverbindungen, automatische Erinnerungen, eine Stornierungsrichtlinie sowie Stripe und PayPal für kostenpflichtige Sitzungen. Positiv ist, dass buchende Personen keine Lizenz benötigen; Sie zahlen nur für die Organisatoren.

Verzichten Sie auf Calendly, wenn

• Sie als selbstständiger Berater kostenpflichtige Sitzungen verkaufen – die Erfassungsformulare und Pakete von Acuity bieten mehr für Ihr Geld

Wenn Sie eingehende Vertriebsanfragen bearbeiten, bietet Calendly die klarste Lösung für die automatische Verteilung von Vertriebsterminen auf dieser Liste.

Was mir aufgefallen ist – Calendly

In der Zeile für ein fünfköpfiges Team in der nachfolgenden Kostentabelle wird Calendly zum Teams-Tarif und nicht zum Standard-Tarif berechnet und für dieselbe Aufgabe Zoho gegenübergestellt. Deshalb vergleiche ich zunächst die Tarifstufe, die die Anforderungen erfüllt, und erst danach die Preise pro Lizenz. Die Preise pro Lizenz führe ich daher nur im Preisabschnitt auf.

Preise von Calendly

Ab 16 $ pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung für den Teams-Tarif; ein kostenloser Tarif ist verfügbar.

• Free – eine Terminart, ein verbundener Kalender

• Standard – 10 $ pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung – unbegrenzt viele Terminarten sowie Erinnerungen

• Teams – 16 $ pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung für die ersten 30 Lizenzen – Round-Robin-Verteilung und qualifikationsbasierte Weiterleitung

2. Acuity Scheduling: Am besten für kostenpflichtige Dienstleistungen mit Erfassungsformularen und Paketen

Vorteile von Acuity Scheduling

• Starter enthält Erfassungsformulare, Anzahlungen und E-Mail-Erinnerungen

• Kunden können selbst eine Terminserie buchen

• Standard deckt sechs Mitarbeiter- oder Standortkalender ab

Nachteile von Acuity Scheduling

• Kein dauerhaft kostenloser Tarif; siebentägige Testphase

• Pakete, Mitgliedschaften und SMS-Erinnerungen sind ab Standard verfügbar

• „Sechs Kalender“ bezeichnet Mitarbeiterkalender und nicht Verbindungen zu externen Kalendern

Acuity ist meine Wahl, wenn vor dem Termin Kundeninformationen und eine Zahlung erforderlich sind: etwa bei einem Therapeuten, Coach oder Berater, der Stundenblöcke verkauft. Bereits Starter bietet Erfassungsformulare, E-Mail-Erinnerungen, Zahlungen und Anzahlungen, unbegrenzt viele Termine sowie einen Mitarbeiter- oder Standortkalender.

Für Dienstleistungsunternehmen ist vor allem die Buchung wiederkehrender Kundentermine interessant. Ein Kunde kann einen wöchentlichen Termin als Serie reservieren, statt jeden Besuch einzeln zu buchen. Genau diese Funktion vermissen Calendly-Benutzer immer wieder.

Am 4. Juni 2026 schrieb das Mitglied der Calendly Community Samantha30014:

"I have several clients whom I see weekly and I have to hold a spot in my personal calendar".

Im weiteren Beitrag beschreibt sie, wie sie diese reservierten Zeiten jede Woche freigibt und die einzelnen Sitzungen von Hand bucht, bevor sie sich für den Wechsel zu Acuity entscheidet.

Der Standard-Tarif (27 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung) umfasst zusätzlich Pakete und Mitgliedschaften. Damit können Sie beispielsweise zehn Sitzungen im Voraus verkaufen. Außerdem erhalten Sie SMS-Erinnerungen und bis zu sechs Kalender. Premium (55 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung) erhöht das Kontingent auf 36 Mitarbeiter- oder Standortkalender.

Der Haken besteht darin, dass der Einstiegstarif keine Pakete enthält. Wenn Pakete für Sie entscheidend sind, sollten Sie von Anfang an Standard einplanen. Lesen Sie außerdem „sechs Kalender“ genau: Gemeint sind sechs Mitarbeiter- oder Standortkalender und nicht sechs externe Kalender einer Person, wie derselbe Begriff auf der Seite von Calendly verwendet wird. Für Vertriebsgespräche ohne Zahlungsabwicklung ist Acuity überdimensioniert; Calendly oder Cal.com erreichen dasselbe Ziel mit weniger Einrichtungsaufwand.

Was mir aufgefallen ist – Acuity Scheduling

Acuity ermöglicht Kunden die Buchung wiederkehrender Termine, doch nicht verfügbare Termine werden aus der gebuchten Terminserie ausgelassen. Ein Kunde, der sechs wöchentliche Sitzungen anfordert, erhält möglicherweise weniger bestätigte Termine. Deshalb würde ich die endgültig bestätigten Termine jeder Serie prüfen, bevor ich die Planung als abgeschlossen betrachte. Außerdem können innerhalb einer Terminserie keine unterschiedlichen Terminarten kombiniert werden, und die Funktion ist nicht mit der Vorlage für Kurse kompatibel.

Im Leitfaden von Acuity zu wiederkehrenden Buchungen ist dieser Absatz entscheidend: Termine, die sich mit vorhandenen Kalendereinträgen überschneiden, werden aus der Serie ausgelassen und nicht für eine spätere Bearbeitung markiert. Prüfen Sie daher die bestätigte Liste, bevor Sie einem Kunden mitteilen, dass alle sechs Wochen gebucht sind. (Bildquelle: Acuity Scheduling)

Preise von Acuity Scheduling

Ab 16 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für den Starter-Tarif; siebentägige kostenlose Testphase, kein dauerhaft kostenloser Tarif.

• Starter – 16 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung (20 $ bei monatlicher Abrechnung) – Erfassungsformulare, Anzahlungen und E-Mail-Erinnerungen

• Standard – 27 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung (34 $ bei monatlicher Abrechnung) – Pakete und SMS-Erinnerungen

3. Square Appointments: Am besten für Buchungen plus Kassenzahlung vor Ort

Vorteile von Square Appointments

• Kostenloser Tarif ohne monatliche Abonnementgebühr

• Terminplanung, Mitarbeiterkalender, Kundendaten und Kassenzahlung in einem System

• Automatische E-Mail- und SMS-Erinnerungen

Nachteile von Square Appointments

• Plus und Premium werden pro Standort und Monat abgerechnet

• Buchungen für mehrere Mitarbeiter, Gebühren bei Nichterscheinen und die Synchronisierung mit Google Kalender sind ab Plus verfügbar

• Für jede Transaktion fällt eine Gebühr für die Zahlungsabwicklung an, auch im kostenlosen Tarif

Square Appointments würde ich einem Salon, Studio oder einer Praxis empfehlen, die bereits Zahlungen an der Kasse annimmt, da Terminplaner, Kundendaten und Kassensystem in einer Lösung vereint sind. Sie verbinden kein Buchungstool mit einem Kassensystem; alles läuft über dasselbe Konto.

Besonders interessant ist der kostenlose Tarif. Für 0 $ pro Monat erhalten Sie Online-Buchungen, automatische E-Mail- und SMS-Erinnerungen sowie zahlungsbezogene Buchungsoptionen – ganz ohne Abonnementgebühr. Sie zahlen lediglich die Gebühr für die Zahlungsabwicklung bei jeder Transaktion. Der Terminplanungsvergleich von Square ist nach den Funktionen gegliedert, die erst in höheren Tarifen verfügbar sind. Ab Plus erhalten Sie Buchungen für mehrere Mitarbeiter, Stornierungs- und Nichterscheinensgebühren sowie die Synchronisierung mit Google Kalender. Für einen Betrieb mit nur einem Arbeitsplatz, dessen Buchungen direkt in das Kassensystem übertragen werden sollen, ist Free eine echte Option und keine Demo.

Der Haken ist die Abrechnungseinheit: Plus wird pro Standort berechnet.

Was ein Betrieb mit zwei Standorten tatsächlich zahlt

• Plus, zwei Standorte → 98 $ pro Monat vor Gebühren für die Zahlungsabwicklung; auf das Jahr hochgerechnet ist dies im nachfolgenden Szenario für Dienstleistungsunternehmen der teuerste Eintrag der Tabelle

Verzichten Sie auf Square, wenn

• Sie lediglich einen Link für gelegentliche Videoanrufe benötigen – mit einem auf Besprechungen ausgerichteten Terminplaner kommen Sie schneller ans Ziel

Auch der Buchungsablauf ist einen Blick wert. u/yasonkh, ein langjähriger Calendly-Benutzer, der Square ausprobiert hat, schrieb:

Das ist die Konfiguration eines einzelnen Unternehmers und kein abschließendes Urteil über Square. Sie ist jedoch der Grund, weshalb ich während der Testphase über Ihre eigene Website buchen würde und nicht über die vom Anbieter gehostete Seite.

Im Tarifvergleich von Square sind die Spalten von links nach rechts als Free, Plus und Premium angeordnet: Buchungen für mehrere Mitarbeiter und Gebühren bei Nichterscheinen sind ab Plus verfügbar. Ein Salon mit zwei Mitarbeitern benötigt daher einen kostenpflichtigen Tarif. (Bildquelle: Square)

Preise von Square Appointments

Ab 49 $ pro Standort und Monat für den Plus-Tarif; ein kostenloser Tarif ist verfügbar.

• Free – keine monatliche Gebühr; in jedem Tarif fällt für jede Transaktion separat eine Gebühr für die Zahlungsabwicklung an

• Plus – 49 $ pro Standort und Monat – Buchungen für mehrere Mitarbeiter, Gebühren bei Nichterscheinen und Synchronisierung mit Google Kalender

• Premium – 149 $ pro Standort und Monat

• Kostenpflichtige Tarife – 30-tägige Testphase

4. Setmore: Am besten für kleine Teams, die kostenlos starten möchten

In Setmore erscheint im kostenlosen Tarif im Menü „Connect calendar“ sowohl neben Google als auch neben Microsoft eine Pro-Kennzeichnung. Termine in Ihrem vorhandenen Arbeitskalender blockieren daher erst nach einem Upgrade Zeiten auf der Buchungsseite. (Bildquelle: Setmore)

Vorteile von Setmore

• Bis zu vier Benutzer und unbegrenzt viele Termine im kostenlosen Tarif

• Stornierungsrichtlinie, Vorlaufzeit und Zeitfenstergröße lassen sich im kostenlosen Tarif konfigurieren

• Kunden können online umbuchen oder stornieren, ohne ein Konto anzulegen

Nachteile von Setmore

• Die bidirektionale Synchronisierung mit Google und Outlook erfordert Pro

• SMS-Erinnerungen, wiederkehrende Termine und das Entfernen des Brandings sind Pro-Funktionen

• Buchende Personen müssen standardmäßig eine Telefonnummer angeben

Ich habe ein kostenloses Setmore-Konto eingerichtet, um zu prüfen, wie viel vom Arbeitsablauf eines kleinen Teams sich für 0 $ abbilden lässt. Die ehrliche Antwort lautet: der Großteil der Buchung, aber nichts von der Kalendersynchronisierung. Free bietet bis zu vier Benutzer, unbegrenzt viele Termine, eine gehostete Buchungsseite, die Annahme von Zahlungen sowie E-Mail-Bestätigungen und -Erinnerungen. Das ist ein anderes Angebot als die kostenlosen Tarife für einen einzelnen Organisator an anderer Stelle dieser Liste.

Die Einrichtung ging schnell. Ein Dienst wird in einem einzigen Formular bearbeitet – Titel, Dauer, Pufferzeit, Preis und Teammitglied. Auf der Seite mit den Buchungseinstellungen können Sie Vorlaufzeit, Buchungszeitraum, Zeitfenstergröße und eine Stornierungsrichtlinie festlegen, ohne etwas zu bezahlen. Anschließend habe ich über meine eigene Buchungsseite einen Testtermin gebucht: Datum auswählen, 15-minütiges Zeitfenster auswählen, Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse eingeben, bestätigen. Etwa vier Klicks, kein Konto erforderlich, und die Stornierungsrichtlinie steht direkt über der Schaltfläche „Confirm“, wo meine Kunden sie sehen sollen. Mein kleiner Kritikpunkt betrifft den letzten Bildschirm: Auf der Bestätigungsseite wird der buchenden Person Werbung für Setmore angezeigt, und das Telefonnummernfeld ist standardmäßig ein Pflichtfeld. Den Werbehinweis würde ich bei diesem Preis in Kauf nehmen; das Pflichtfeld würde ich deaktivieren.

Was vier Personen, die bereits mit Google Kalender arbeiten, tatsächlich pro Jahr zahlen

• Pro bei jährlicher Abrechnung → 240 $ pro Jahr für vier Personen – der tatsächliche Einstiegspunkt mit bidirektionaler Synchronisierung, SMS-Erinnerungen, wiederkehrenden Terminen, Videoterminen und Entfernung des Brandings

Verzichten Sie auf Setmore Free, wenn

• alle Mitglieder Ihres Teams bereits einen vollen Kalender in einem anderen System haben

Entscheiden Sie sich dafür, wenn Setmore Ihr zentraler Kalender sein kann.

Für diesen Arbeitsablauf eignete sich Setmore nicht: Ein Athletiktrainer schrieb im März 2025 in einer Bewertung der iOS-App (Barlowka, App Store):

"I can only have one person at a time book an appointment in each appointment slot."

Gewünscht waren sechs Personen um 13:00 Uhr und sechs weitere um 13:15 Uhr, ohne alle 15 Minuten einen eigenen Kurs anlegen zu müssen.

Wenn zeitlich versetzte Gruppenbuchungen zu Ihrem Geschäftsmodell gehören, sollte dies Ihr erster Test sein.

Was mir aufgefallen ist – Setmore

„Unbegrenzt viele Termine“ und „Meinen vorhandenen Kalender auf Konflikte prüfen“ sind unterschiedliche Vorteile. Beim ersten Punkt ist der kostenlose Tarif von Setmore großzügig; zum zweiten finden sich keine Angaben. Ich habe keinen externen Kalender verbunden, weshalb mein Test die Buchung und nicht die Synchronisierung abdeckte. Legen Sie beim Testen eines Terminplaners zunächst einen Termin in Ihrem Arbeitskalender an. Prüfen Sie anschließend auf der öffentlichen Buchungsseite, ob dieses Zeitfenster gesperrt ist oder weiterhin gebucht werden kann.

Preise von Setmore

Ab 5 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung für den Pro-Tarif; ein kostenloser Tarif ist verfügbar.

• Free – bis zu vier Benutzer, unbegrenzt viele Termine

• Pro – 5 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung – bidirektionale Kalendersynchronisierung und SMS-Erinnerungen

• Monatliche Abrechnung – 12 $ pro Benutzer und Monat für Pro

5. SimplyBook.me: Am besten für eine konfigurierbare Buchungswebsite für mehrere Anbieter

Vorteile von SimplyBook.me

• Kostenloser Tarif: 50 Buchungen pro Monat, ein Anbieter, eine Premium-Funktion

• Der Basic-Tarif umfasst zusätzlich fünf Anbieter, Zahlungen, Anzahlungen und POS

• E-Mail-Erinnerungen in jedem Tarif

Nachteile von SimplyBook.me

• Drei getrennte Kontingente – Buchungen, Anbieter und Premium-Funktionen – bestimmen Ihren Tarif

• SMS-Guthaben wird für 8 $ pro 100 Nachrichten separat verkauft

• Das kostenlose Abonnement muss jeden Monat verlängert werden

SimplyBook.me ist meine Wahl, wenn Sie eine Buchungswebsite für mehrere Anbieter und eine bestimmte Kombination von Zusatzfunktionen erstellen möchten, statt lediglich einen einzelnen Link zu verwenden. Die Preisgestaltung macht dies ungewöhnlich deutlich: Jeder Tarif hat ein Buchungslimit, ein Anbieterlimit und eine festgelegte Anzahl benutzerdefinierter Premium-Funktionen, die Sie gleichzeitig aktivieren dürfen.

Ab Basic wird die Lösung wirklich nützlich: 100 Buchungen pro Monat, fünf Anbieter und drei Premium-Funktionen. Außerdem sind ab diesem Tarif Zahlungen, Anzahlungen sowie POS- und Kassenfunktionen verfügbar. Standard (24,90 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder 29,90 $ bei monatlicher Abrechnung) erhöht die Grenzen auf 500 Buchungen, 15 Anbieter und acht Funktionen. E-Mail-Erinnerungen sind in jedem Tarif enthalten, was ich begrüße; bei vielen Apps auf dieser Liste sind sie kostenpflichtig.

Der Haken besteht darin, dass Sie häufig zuerst ein anderes Kontingent ausschöpfen als erwartet. Ein einzelner Dienstleister mit 60 Buchungen im Monat, der gleichzeitig vier Premium-Funktionen aktivieren möchte, benötigt bereits einen höheren Tarif als Basic, obwohl 100 Buchungen zunächst ausreichend erschienen. Zählen Sie zuerst die Funktionen, die Sie tatsächlich aktivieren werden, und danach die Termine. SMS-Erinnerungen werden über zusätzliches Guthaben abgerechnet. Ein Unternehmen, das viele Erinnerungen versendet, sollte daher auch diese Kosten kalkulieren. Wenn Sie nur einen einfachen Link für Vertriebsgespräche benötigen, bietet diese Lösung mehr Website-Funktionen als nötig; sehen Sie sich stattdessen Calendly oder Cal.com an.

Preise von SimplyBook.me

Ab 11,90 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für den Basic-Tarif; ein kostenloser Tarif ist verfügbar.

• Free – 50 Buchungen pro Monat, ein Anbieter, eine Premium-Funktion

• Basic – 11,90 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung (13,90 $ bei monatlicher Abrechnung) – 100 Buchungen, fünf Anbieter und Zahlungen

• SMS-Guthaben – 8 $ pro 100 Nachrichten, separat erhältlich

6. Zoho Bookings: Am besten für Teams, die bereits Zoho CRM verwenden

Vorteile von Zoho Bookings

• Round-Robin-Verteilung und kollektive Buchungen ab Basic

• Buchungen werden Leads und Kontakten in Zoho CRM zugeordnet

• Kunden von Zoho One erhalten Bookings Premium

Nachteile von Zoho Bookings

• Zahlungen, Weiterleitungsformulare und die Integration eines SMS-Gateways erfordern Premium

• Wiederkehrende Einzel- und Gruppenbuchungen sind ebenfalls Premium-Funktionen

• Ressourcenbuchungen sind separate Zusatzoptionen

Zoho Bookings ist die naheliegende Wahl, wenn Ihre Kontakte bereits in Zoho CRM gespeichert sind oder Sie Zoho One verwenden, in dessen Paket Bookings Premium enthalten ist. Die CRM-Verbindung wird in den höheren Tarifstufen immer umfassender. Für ein Team, das Buchungen ohne separates Integrationsprojekt im Kontaktdatensatz sehen möchte, ist das das entscheidende Argument.

Mir gefällt, dass Zoho die Round-Robin-Verteilung bereits in Basic anbietet. Basic enthält unbegrenzt viele Terminarten, Round-Robin-Verteilung und kollektive Buchungen. Bei Calendly müssen Sie für dieselbe Aufgabe Teams erwerben. Die Zeile für ein fünfköpfiges Team in der nachfolgenden Kostentabelle zeigt, wie groß der daraus entstehende Unterschied ist. Mit Premium erhalten Sie zusätzlich Weiterleitungsformulare, Zahlungen, die Integration eines SMS-Gateways sowie wiederkehrende Einzel- oder Gruppenbuchungen.

Der Haken besteht darin, dass sich mit Basic nur Gespräche ohne Zahlungsabwicklung buchen lassen. Sobald für eine Beratung eine Anzahlung oder eine SMS-Erinnerung erforderlich ist, benötigen Sie Premium. Bei SMS über ein Gateway müssen Sie die Nachrichten weiterhin bei Ihrem SMS-Anbieter bezahlen. Ressourcenbuchungen – etwa für Räume oder Geräte – sind separate Zusatzoptionen. Wenn Sie Zoho CRM nicht verwenden, würde ich Bookings nicht allein aufgrund des Preises wählen: Der niedrige Betrag setzt voraus, dass Sie bereits für das CRM bezahlen. Andernfalls müssten Sie Felder und Weiterleitungsregeln in einer Suite konfigurieren, die Sie sonst nicht benötigen.

Preise von Zoho Bookings

Ab 6 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung für den Basic-Tarif; ein kostenloser Tarif ist verfügbar.

• Free – ein Benutzer

• Basic – 6 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (8 $ bei monatlicher Abrechnung) – Round-Robin-Verteilung und kollektive Buchungen

• Premium – 9 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (12 $ bei monatlicher Abrechnung) – Zahlungen, Weiterleitungsformulare und SMS

7. Terminpläne in Google Kalender: Am besten für eine einfache Buchungsseite, die bereits in Ihrem Google-Konto enthalten ist

Vorteile von Terminplänen in Google Kalender

• Eine kostenlose Buchungsseite mit einem persönlichen Google-Konto

• Direkt in dem Kalender verfügbar, den Sie ohnehin verwenden

• Berechtigte Workspace-Tarife umfassen mehrere Terminpläne, Erinnerungen und die Prüfung mehrerer Kalender

Nachteile von Terminplänen in Google Kalender

• Die Funktionen hängen vom konkreten Abonnement ab und nicht von einem einheitlichen Upgrade

• Zahlungen sind in berechtigten Workspace-Tarifen enthalten, nicht jedoch in Google One

• Weitere Organisatoren ermöglichen keine Round-Robin-Verteilung

Google Kalender ist die richtige erste Anlaufstelle, wenn Ihr Terminplan bereits dort geführt wird und Sie lediglich eine Buchungsseite benötigen. Mit einem persönlichen Google-Konto oder Workspace Business Starter erhalten Sie kostenlos eine einzelne Seite, was für viele Selbstständige vollkommen ausreicht.

Nützlich sind vor allem die Ausbaumöglichkeiten innerhalb eines Abonnements, für das Sie möglicherweise bereits bezahlen. Berechtigte kostenpflichtige Tarife umfassen mehrere Terminpläne, automatische E-Mail-Erinnerungen und die Möglichkeit, mehrere Kalender auf Konflikte zu prüfen. Letzteres ist wichtiger, als es zunächst erscheint: Wenn Ihr Arbeitskalender frei aussieht, während Ihr persönlicher Kalender belegt ist, entstehen Doppelbuchungen. Business Standard ist eine mögliche Option mit einjähriger Vertragsbindung und monatlicher Abrechnung, aber nicht die einzige.

Der Haken besteht darin, dass die erweiterte Terminplanung kein einheitliches Funktionspaket ist: Einige Funktionen sind bereits in Google One-Tarifen verfügbar, während die Zahlungsannahme berechtigten Workspace-Tarifen vorbehalten ist.

Prüfen Sie Ihren konkreten Tarif, bevor Sie davon ausgehen, dass er Zahlungen annimmt oder weitere Organisatoren unterstützt. Weitere Organisatoren ermöglichen außerdem keine Round-Robin-Verteilung: Wenn Sie einem Terminplan Personen hinzufügen, werden Leads nicht unter ihnen verteilt.

Verzichten Sie auf Google Kalender, wenn

• Sie ein Vertriebsteam leiten – für die Verteilung von Besprechungen ist diese Lösung ungeeignet

Wenn Sie als selbstständiger Berater bereits Business Standard verwenden, benötigen Sie möglicherweise überhaupt keinen weiteren Terminplaner. u/ComparisonSolid770, der vollständig von Calendly gewechselt war, formulierte es so:

Die Person war sich nicht sicher, welches Google-Abonnement die Funktionen freigeschaltet hatte. Genau deshalb ist die oben beschriebene Tarifprüfung wichtig – und ich halte die grundsätzliche Entscheidung für sinnvoll.

Preise für Terminpläne in Google Kalender

Ab 14 $ pro Benutzer und Monat mit einjähriger Vertragsbindung und monatlicher Abrechnung für Workspace Business Standard; eine Buchungsseite ist kostenlos.

• Free – eine Buchungsseite mit einem persönlichen Google-Konto

• Berechtigte kostenpflichtige Tarife – weitere Terminpläne, Erinnerungen und Prüfung mehrerer Kalender

• Business Standard – 14 $ pro Benutzer und Monat, einjährige Vertragsbindung, monatliche Abrechnung – ein berechtigter Tarif, aber nicht der einzige

8. Microsoft Bookings: Am besten für Termine ohne Zahlungsabwicklung in Microsoft 365

Vorteile von Microsoft Bookings

• In berechtigten Microsoft 365-Lizenzen enthalten, darunter Business Basic

• Dienstleistungen, Mitarbeiter, Buchungsrichtlinien und eine öffentlich zugängliche Kundenseite

• Kunden benötigen zur Buchung kein Microsoft-Konto

Nachteile von Microsoft Bookings

• Keine Zahlungsabwicklung

• „Any available staff member“ weist Termine zufällig und nicht gleichmäßig zu

• Ihr Administrator muss die Funktion verfügbar machen

Microsoft Bookings ist die ohne Aufpreis enthaltene Option für Unternehmen mit Microsoft 365, die Beratungen, Support-Sitzungen oder andere Termine planen, bei denen keine Zahlung während der Buchung erforderlich ist. Sie erhalten Dienstleistungen, Mitarbeiter, Buchungsrichtlinien und eine öffentliche Seite. Kunden können ohne Microsoft-Konto buchen.

Entscheidend sind die zusätzlichen Kosten von 0 $ bei einer berechtigten Lizenz. Business Basic mit Teams kostet bei jährlicher Zahlung 84 $ pro Benutzer und Jahr, und Bookings ist enthalten. Ein zehnköpfiges Unternehmen, das bereits Microsoft 365 nutzt, verfügt also schon über einen Terminplaner, bevor es diesen Abschnitt zu Ende gelesen hat. Für Erstgespräche einer Steuerberatung oder einen internen IT-Helpdesk würde ich die Lösung ausprobieren, bevor ich etwas anderes kaufe.

Wenn ein Kunde „Any available staff member“ auswählt, weist Bookings den Termin zufällig zu. Microsoft erklärt, keine gleichmäßige Verteilung garantieren zu können. Wenn Sie Leads gleichmäßig auf Vertriebsmitarbeiter verteilen müssen, ersetzt dies keine Round-Robin-Verteilung; sehen Sie sich Calendly Teams, Zoho Basic oder Cal.com Teams an. Wenn Sie bei der Buchung Zahlungen verlangen möchten, kommen Acuity oder Square infrage.

Was mir aufgefallen ist – Microsoft Bookings

Bevor Sie eine Migration auf Grundlage einer bereits vorhandenen Lizenz planen, sollten Sie prüfen, ob der Administrator Ihres Unternehmens Bookings verfügbar gemacht hat. Die Funktion wird für das gesamte Unternehmen und nicht von Ihnen persönlich aktiviert. Wenn Sie das erst feststellen, nachdem Sie Kunden über die neue Buchungsseite informiert haben, ist es bereits zu spät.

Preise von Microsoft Bookings

Ab 7 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung für Business Basic mit Teams; in berechtigten Microsoft 365-Lizenzen enthalten.

• Berechtigte Microsoft 365-Lizenzen – Bookings ist enthalten, kein separates Bookings-Abonnement

• Business Basic mit Teams – 7 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung – eine berechtigte Lizenz

9. Cal.com: Am besten für Einzelanwender mit mehreren Terminarten

In Cal.com wird im Dialog „Add a new link“ in einem kostenlosen Konto „For myself“ vorausgewählt. „Round robin“ und „Collective“ sind Teamvarianten, für die Sie eine Teams-Lizenz benötigen. (Bildquelle: Cal.com)

Vorteile von Cal.com

• Unbegrenzte Terminarten und unbegrenzt viele verbundene Kalender im kostenlosen Tarif

• Zahlungen über Stripe und PayPal im kostenlosen Tarif

• Der Teams-Tarif umfasst zusätzlich Round-Robin-Verteilung, Weiterleitungsformulare und wiederkehrende Termine

Nachteile von Cal.com

• Free gilt für einen Benutzer; Teamfunktionen erfordern kostenpflichtige Lizenzen

• SMS ist im kostenlosen Tarif keine Workflow-Aktion; laut Hilfeseite werden SMS-Erinnerungen über erworbenes Guthaben abgerechnet

• Das Entfernen des Brandings erfordert Teams

Cal.com bietet auf dieser Liste den großzügigsten kostenlosen Tarif für eine einzelne Person: unbegrenzte Terminarten, unbegrenzt viele verbundene Kalender sowie Zahlungen über Stripe und PayPal – alles im Individuals-Tarif für 0 $. Als ich im kostenlosen Tarif den Dialog „Add a new link“ öffnete, konnte ich nur „For myself“ auswählen. „Round robin“, „Collective“ und „Template“ werden direkt daneben mit der Kennzeichnung „Upgrade“ angezeigt. Während Calendly Free auf eine Terminart und einen Kalender begrenzt ist, beschränkt Cal.com keines von beiden.

Ich habe als Gast auf meiner eigenen Cal.com-Seite einen 15-minütigen Testtermin gebucht: Tag auswählen, Zeitfenster auswählen, Name und E-Mail-Adresse eingeben, „Confirm“. Die Einladung mit einer .ics-Datei traf etwa drei Minuten später ein, Cal Video war als Standardort festgelegt, und auf der Bestätigungsseite wurde meinem Gast keine Werbung oder Zusatzleistung angeboten. Deshalb ist Cal.com meine Standardempfehlung für einen Freelancer, der ein kostenloses Erstgespräch und eine kostenpflichtige Stunde anbietet und dabei einen persönlichen Kalender, einen Arbeitskalender und den freigegebenen Kalender eines Kunden berücksichtigen muss. Teams – 144 $ pro Lizenz und Jahr bei jährlicher Abrechnung mit einer 14-tägigen Testphase – umfasst die Teamfunktionen: Round-Robin-Verteilung, gemeinsame Verfügbarkeit, kollektive und verwaltete Terminarten, wiederkehrende Termine, Weiterleitungsformulare und das Entfernen des Brandings. Der Organizations-Tarif umfasst zusätzlich Unterteams und unternehmensweite Steuerungsfunktionen.

Mein einziger Kritikpunkt betrifft den Bereich „Workflows“. Dort wird eine Vorlage namens „Send SMS reminder“ aufgeführt. Als ich jedoch im kostenlosen Tarif einen Erinnerungsworkflow einrichtete, bot das Aktionsmenü nur E-Mails an den Organisator, die Teilnehmer oder eine bestimmte Adresse an und enthielt keinerlei SMS-Option. Laut Hilfeseite werden SMS-Erinnerungen über Guthaben abgerechnet, das Sie erwerben.

Der Haken besteht darin, dass der großzügige Tarif für Einzelanwender die Teamterminplanung nicht kostenlos macht: Auf der Teams-Seite meines kostenlosen Kontos sind sämtliche Teamfunktionen erst nach einem Upgrade verfügbar; Weiterleitung, Round-Robin-Verteilung und das Entfernen des Brandings werden als Funktionen von Teams und Orgs aufgeführt. Wenn drei Personen eine Verteilung benötigen, brauchen Sie Teams. Damit ist Cal.com eher mit Zoho Basic als mit einem kostenlosen Tarif vergleichbar. Kaufen Sie Teams erst, wenn Sie wissen, welche Mitglieder tatsächlich Termine betreuen und nach welchen Regeln die Besprechungen zugewiesen werden sollen. Für einen selbstständigen Berater würde ich mit diesem Tarif beginnen und ihn möglicherweise nie wechseln.

Preise von Cal.com

Ab 12 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung für den Teams-Tarif; ein kostenloser Tarif ist verfügbar.

• Free (Individuals) – für einen Benutzer dauerhaft kostenlos, unbegrenzte Terminarten und Kalender

• Teams – 12 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 14-tägige Testphase – Round-Robin-Verteilung und Weiterleitungsformulare

• Organizations – 28 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung – Unterteams und unternehmensweite Steuerungsfunktionen

Was dieselben drei Szenarien pro Jahr kosten

Ich habe drei reale Szenarien anhand der Tarife kalkuliert, die jede App dafür anbietet, und die oben genannten Preise bei jährlicher Abrechnung verwendet. Die Tabelle enthält nur Konfigurationen, die alle aufgeführten Anforderungen erfüllen. Die Abonnementgebühren verstehen sich ohne Steuern und Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Es handelt sich um hochgerechnete Listenpreise und nicht um individuelle Angebote.

• Selbstständiger Berater: mehrere Terminarten, zwei externe Kalender werden auf Konflikte geprüft, Online-Zahlung.

• Fünfköpfiges Team: Besprechungen werden auf fünf Teammitglieder verteilt, E-Mail-Erinnerungen, eine CRM-Verbindung.

• Dienstleistungsunternehmen: vier Fachkräfte – je zwei an jedem der beiden Standorte –, Anzahlungen sowie SMS- und E-Mail-Erinnerungen.

Das Szenario für Einzelanwender hat mich überrascht. Cal.com erfüllt alle Anforderungen für 0 $, Calendly verlangt für dieselben drei Anforderungen 120 $, und die Google-Variante kostet 168 $, weil Sie eine Workspace-Lizenz und nicht nur einen Terminplaner erwerben – sinnvoll, wenn Sie ohnehin für Workspace bezahlen würden, unnötig, wenn nicht. Ich würde eine neue Selbstständigkeit mit Cal.com beginnen und erst wechseln, wenn ein Kunde eine Funktion verlangt, die Cal.com nicht bietet.

Beim fünfköpfigen Team hängt der Unterschied von 600 $ zwischen Zoho Basic und Calendly Teams in Wirklichkeit von Ihrem CRM ab. Die 360 $ für Zoho setzen voraus, dass Sie bereits für Zoho CRM bezahlen. Falls nicht, würden Sie ein CRM hinzufügen, um bei einem Terminplaner zu sparen – das wäre widersinnig. Wenn Sie Salesforce als CRM verwenden, sind 960 $ für Calendly der realistische Betrag, der Ihnen zugleich die bessere Weiterleitung bietet.

Das Dienstleistungsunternehmen zeigt, wie sich die Abrechnungseinheit auswirkt. Die 324 $ für Acuity ergeben sich aus dem Kalenderkontingent – sechs Terminpläne, vier Fachkräfte und noch freie Kapazität. Die 1.176 $ für Square ergeben sich aus zwei Standorten zu je 49 $ pro Monat. Für ein Geschäft, das sein Kassensystem über Square betreibt, würde ich Square nicht als überteuert bezeichnen. Wenn die Zahlungsabwicklung jedoch bereits anderswo erfolgt, deckt Acuity die Terminbuchung für etwa ein Viertel der Kosten ab.

Vier Apps fehlen in der Tabelle, weil ich auf ihren Seiten eine erforderliche Angabe nicht bestätigen konnte: Setmore – Anzahl externer Kalender, Round-Robin-Verteilung und Standorte –, SimplyBook.me – ob ein zweiter Standort auf das Kontingent der aktivierbaren Premium-Funktionen angerechnet wird –, Cal.com Teams – CRM-Verbindung – und Microsoft Bookings – keine Zahlungen.

Prüfen Sie zuerst Ihre vorhandenen Tools

Bevor Sie ein Abonnement für einen Terminplaner abschließen, sollten Sie prüfen, was Ihre vorhandenen Tools bereits leisten.

• Google Workspace: eine kostenlose Buchungsseite bei persönlichen Konten und Business Starter; berechtigte kostenpflichtige Tarifstufen umfassen mehrere Terminpläne, Erinnerungen und die Prüfung mehrerer Kalender. Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 7.

• Microsoft 365: Bookings ist in berechtigten Lizenzen enthalten und verwaltet Dienstleistungen, Mitarbeiter und Richtlinien – jedoch keine Zahlungen. Siehe Abschnitt 8.

• HubSpot: Das Meeting-Tool ist Bestandteil von Sales Hub, und die Seite des kostenlosen Terminplaners nennt verschiedene Besprechungsdauern sowie Links für Gruppenbesprechungen. Auf der Seite steht nicht, ab welcher Edition Round-Robin-Verteilung oder Teambuchungen verfügbar sind. Klären Sie dies daher für Ihre Lizenzen, bevor Sie sich darauf verlassen.

• Pipedrive: „Scheduler“ erfordert mindestens den Growth-Tarif, der einen Link mit allgemeiner Verfügbarkeit erlaubt. Die Round-Robin-Verteilung von Pipedrive befindet sich im Bereich „Automatic assignment“ – ab Professional – und verteilt Deals und Leads, nicht Besprechungsbuchungen.

Ein Terminplaner, der in das CRM integriert ist, für das Sie bereits bezahlen, speichert die Buchung ohne zusätzliches Abonnement im Kontaktdatensatz. Bei Erfassungsformularen, Anzahlungen oder Terminserien kann er jedoch nur selten mit einem spezialisierten Tool mithalten. Verwenden Sie diese Liste daher für Besprechungen und die obigen Beschreibungen für Dienstleistungen.

Wiederkehrende Termine benötigen einen eigenen Test

Wiederkehrende Verfügbarkeit, wiederholte Kundenbuchungen und im Voraus bezahlte Pakete lösen drei verschiedene Probleme. Ein freies Zeitfenster jeden Dienstag bedeutet nicht, dass ein Kunde die nächsten acht Dienstage in einem Schritt reservieren kann. Der Verkauf eines Pakets plant dessen Sitzungen ebenfalls nicht automatisch. Der im Abschnitt zu Acuity zitierte Thread aus der Calendly Community zeigt, wie viel zusätzlichen Aufwand diese Lücke in der Praxis verursacht: Jede Woche muss ein reservierter Termin im persönlichen Kalender freigegeben und von Hand neu gebucht werden.

Wenn wiederkehrende Dienstleistungen zu Ihrem Geschäftsmodell gehören, sollten Sie eine vollständige Serie als Testfall verwenden: Buchen Sie eine Serie mit einem bekannten Konflikt, prüfen Sie, welche Termine bestehen bleiben, versuchen Sie, zwei Dienstleistungsarten zu kombinieren, und stornieren Sie einen einzelnen Termin, um die Auswirkungen auf den Rest zu sehen. Ein Tool, das sich perfekt für gelegentliche Vertriebsgespräche eignet, kann Sie hier trotzdem jede Woche eine Stunde kosten.

Welche Terminplanungs-App sollten Sie wählen?

Aus den zitierten Erfahrungsberichten lassen sich zwei praktische Prüfpunkte ableiten: Zählen Sie, wie viele Schritte ein Kunde benötigt, um eine Buchung auf Ihrer Website abzuschließen, und prüfen Sie, was in den Abonnements enthalten ist, für die Sie bereits bezahlen, bevor Sie ein weiteres hinzufügen. Das richtige Upgrade beseitigt ein konkretes Hindernis in Ihrem Arbeitsablauf. Schreiben Sie dieses Hindernis auf, bevor Sie Preise vergleichen.